Zo gaat-ie beter

Sociocratisch vergaderen is een vak apart. Daarom in elke Argumenten een tip om je bijeenkomsten nog productiever te maken. Deze keer: gebruik de beeldvormende ronde waar hij voor bedoeld is.

Gespreksleider Evert: ‘Oké, dus we gaan eerst een beeldvormend rondje doen om te kijken of de nota over samenwerking met partij X duidelijk is. Als iets onduidelijk is, kun je dat nu vragen. Nanda, ik begin bij jou.’

Nanda: ‘Nou, denk dat er nogal wat haken en ogen zitten aan die samenwerking. Voor je het weet gaan ze er met onze klanten vandoor.’

Gespreksleider: ‘Eh Nanda…’

Mo: ‘Dat ben ik totaal niet met Nanda eens. Bij een aantal projecten kon ik prima met partij X door één deur!’

Collega’s Peter en Vera mengen zich nu ook in het gesprek. Gelijktijdig.

Duidelijkheid scheppen

En zo is de beeldvormende ronde uit beeld verdwenen, nog eer hij goed en wel is begonnen. De eerste twee sprekers zijn meteen hun mening gaan geven. Nummer twee reageert bovendien ook op nummer één.

Niet dat dat niet zou mogen in een ronde, integendeel. Maar daar is de bééldvormende ronde niet voor. Die is er voor afstemmen: hebben we het over hetzelfde? Wat is er onduidelijk?

Dit vooraf checken scheelt tijd, en het maakt het verdere gesprek helderder. Dan komen Nanda en Mo er niet na tien minuten achter dat ze langs elkaar heen hebben zitten praten. Dat Nanda dacht dat het om permanente samenwerking ging, terwijl het om een periode van vier maanden gaat. Om maar wat te noemen.

Meningen nog even bewaren

Gespreksleider, houd goed in de gaten dat deze ronde ook echt over het verduidelijken van het onderwerp gaat, en niet opiniërend is. Dus: inventariseer de vragen, corrigeer mensen als ze in discussie gaan met anderen; vraag ze dat te bewaren tot de meningsvormende ronde. Laat degene die het punt heeft voorbereid meteen de vraag beantwoorden, dat bevordert de voortgang en ook eenieders inzicht, en ga dan verder met de ronde. Door dit alles krijgt het gesprek meer structuur en schiet je sneller op.

Besluiten vallen trouwens in het derde type ronde. Dan wordt het voorstel geformuleerd en wordt daar consent voor gevraagd.

Meningen geparkeerd

Terug naar het voorbeeld, take twee. Gespreksleider Evert heeft het nu beter in de hand. Hij reageert op Nanda’s eerste opmerking over haken, ogen en gestolen klanten.

Evert: ‘Eh Nanda, discussiëren doen we hierna. Houd je mening nog even voor je, goed? Schrijf hem desnoods even op. Ik kom daar zo op terug. Eerst je vragen, graag.’

Nanda: ‘O, sorry, ik ging meteen van start. Tja, wat er hier beschreven wordt, ik weet niet of dat iets tijdelijks is, of dat het om een vast partnerschap of zo gaat? Dat maakt nogal wat uit.’

Evert: ‘Dank je Nanda. Wieke, jij hebt de nota geschreven, kun je zeggen hoe het zit?’

Wieke: ‘Zeker. Het gaat hier om een periode van vier maanden. Daarna kijken we hoe het is bevallen.’

Nanda: ‘Duidelijk!’

Evert: ‘Mooi. Mo, heb jij vragen?’

Mo: ‘Nee, alles was duidelijk.’

(Evert maakt de ronde af. Daarna volgt het meningsvormende deel, en tot slot de besluitvorming)