Criteria voor effectieve vergaderingen

Waar hebben we het eigenlijk over, als het gaat over kwaliteit van vergaderingen? Wat is een ‘goede’ vergadering? Waar beoordeel je dat aan? Op basis van gesprekken met onze klanten en onze kennis van en ervaring met sociocratie¹, komen wij tot zes criteria om de kwaliteit van een vergadering te evalueren en zeven randvoorwaarden voor effectieve vergaderingen.

Om bij te dragen aan het doorlopend verbeteren van de kwaliteit van vergaderingen, delen wij hieronder onze criteria (op basis van Creative Commons licentie 4.0: delen mag, mits met bronvermelding). We blijven nieuwsgierig naar vragen, reacties en suggesties! Die ontvangen we graag via pvandermeche@sociocratie.nl.

Op basis van onderstaande criteria en randvoorwaarden hebben we ook een praktisch hulpmiddel ontwikkeld, dat je kunt gebruiken om binnen je eigen organisatie het onderlinge gesprek over de kwaliteit van vergaderingen op gang te brengen.

Criteria voor de kwaliteit van een vergadering

Nr	Kwaliteitscriterium	Toelichting
1	Resultaatgerichtheid	We hebben het over onderwerpen, die belangrijk zijn voor het realiseren van onze gezamenlijke doelstelling. We komen tot concrete afspraken, besluiten en acties. We zijn met elkaar voldoende in staat om gesignaleerde problemen op te lossen. Met de gemaakte afspraken kunnen we weer in volle vaart vooruit.
2	Deliberatie / dialoog	We nemen besluiten na een eerlijk en open gesprek. Ieder wordt uitgenodigd om ideeën, argumenten, twijfels, emoties en overwegingen in te brengen. We proberen elkaar te begrijpen en rekening te houden met elkaar. Niemand wordt ontkend, ook in de besluitvorming. Argumenten zijn doorslaggevend voor de besluitvorming.
3	Sociale veiligheid	Ik doe ertoe. Ieder voelt zich vrij om te zeggen wat hij / zij wil, ook als het spannend wordt. Problemen kunnen worden benoemd. We durven met elkaar spanning aan te gaan en maken de spanning hanteerbaar. We kunnen elkaar aanspreken en zo nodig corrigeren.
4	Efficiency / snelheid	We besteden ieder voldoende aandacht aan de voorbereiding van de agenda en vergaderstukken. Voordat we agendapunten bespreken, beoordelen we ze op relevantie, urgentie en benodigde voorbereiding. Waar mogelijk delegeren we besluiten aan anderen. We gebruiken niet meer overlegtijd dan nodig om tot besluiten te komen. We komen snel genoeg tot besluiten.
5	Verantwoordelijkheid	We kunnen ons voldoende vinden in genomen besluiten. We voelen ons gezamenlijk verantwoordelijk voor (de uitvoering van) besluiten die we nemen. We zijn bereid en in staat om de genomen besluiten uit te (laten) voeren. Afspraak = Afspraak: gemaakte afspraken worden nagekomen en we zijn aanspreekbaar op gemaakte afspraken.
6	Sfeer / Energie	Het overleg vindt plaats in constructieve sfeer en met positieve energie. Het knettert soms flink, maar we komen er wel samen uit. Na de vergadering gaan we gemotiveerd aan de slag met de uitvoering.

---

Randvoorwaarden voor een effectieve vergadering

Nr	Randvoorwaarde	Toelichting
A	Gemeenschappelijk doel	We hebben met elkaar voldoende gezamenlijke richting (visie / missie / doelstelling). Bij onze besluiten gebruiken we onze gezamenlijke doelstelling als uitgangspunt. Als deelnemers voelen we ons verbonden met elkaar op basis van de gemeenschappelijke doelstelling. Ieders bijdrage daaraan wordt gewaardeerd.
B	Mandaat	Als deelnemers hebben / voelen we voldoende mandaat en vertrouwen om (zonder last en ruggespraak) deel te nemen aan het overleg en om besluiten te nemen.
C	Deelname	De genodigden zijn (over het algemeen) aanwezig. Degenen die niet deelnemen hebben zich afgemeld en eventueel vooraf input geleverd en vertrouwen de besluiten toe aan de wel aanwezigen. Met de deelnemers beschikken we over voldoende relevante kennis/ervaring en diversiteit. Degenen die de consequenties van de besluiten dragen en/of verantwoordelijk zijn voor de uitvoering zijn vertegenwoordigd in het overleg.
D	Ondersteuning	We hebben duidelijke rollen afgesproken voor de voorbereiding van de agenda (secretaris), de gespreksleiding tijdens de vergadering en de verslaglegging (notulist). Degenen die deze rollen uitvoeren beschikken over de benodigde vaardigheden. De rollen worden voldoende goed uitgevoerd.
E	Transparantie	Het is zowel voor deelnemers als voor andere betrokkenen duidelijk met wie, waarover en hoe in dit overleg besluiten worden genomen. Vóór een vergadering zijn datum, locatie en te bespreken onderwerpen helder gecommuniceerd. Besproken onderwerpen en genomen besluiten worden snel na de vergadering vastgelegd, gedeeld en toegankelijk opgeslagen.
F	Verbinding achterban	Onze achterban voelt zich voldoende goed geïnformeerd over besproken onderwerpen en besluiten van dit overleg. We bieden onze achterban voldoende mogelijkheden om invloed uit te oefenen op wat we in dit overleg bespreken en besluiten. De achterban voelt zich meegenomen in ons besluitvormingsproces en herkent zich in de besluiten die we nemen. De achterban voelt zich gebonden aan de uitvoering van de genomen besluiten. We bieden de achterban de mogelijkheid om – zo nodig – genomen besluiten te corrigeren.
G	Reflectie / ontwikkeling	We reflecteren regelmatig over de kwaliteit van onze vergaderingen. We zijn flexibel, doen aanpassingen als we denken dat dat bijdraagt aan de kwaliteit van de vergadering. We bieden voldoende ruimte voor experimenteren en ontwikkeling.

---

Auteurs: Rob van der Eyden, Jan Klomp, Pieter van der Meché

---

1^ Andere inspiratiebronnen waren de ‘Democratische bril’ van Democratic Challenge, Beschrijving van ‘Good Governance’ van de Verenigde Naties en ‘Rate your governance’ van Circle Forward.