Verbetering in je organisatie: zo geef je die een duwtje in de rug

‘Maar daarover nadenken, sneeuwde steeds onder tussen het werk’, zegt ze. ‘Net als andere ideeën voor verbetering, en iets doen met het gemor dat af en toe klonk over dit of dat.’

Zoals het bij Gertruda gaat, gaat het op veel plekken. Bestaande processen een beetje verbeteren, dat lukt wel. Maar voor de meer fundamentele en ingrijpende verbeteringen heb je geen tijd.

Want je moet, zoals Gertruda, een bevalling begeleiden (ze is verloskundige) of een vergadering voorbereiden (ze is secretaris van haar samenwerkingsverband voor verloskundigen). Of je moet de kwartaalrapportage afmaken voor de afdeling Finance. Of  die aardrijkskundetoets nakijken.

Dat tijdgebrek breekt je uiteindelijk op.
Want, zegt Gertruda: ‘Onze vergaderingen zijn heel belangrijk voor de onderlinge verbinding. We zijn met 26 praktijken, we vergaderen digitaal. Maar 2,5 uur is echt een uitdaging voor je concentratie. Mensen zetten soms hun camera uit, ze haken ze af. Dat gaat ten koste van de kwaliteit van onze besluiten.’

Gertruda’s samenwerkingsverband van verloskundige praktijken, SEVZ, besloot: we willen echt onze samenwerking verbeteren en verdiepen.

En dus? Dus vroeg ze het Sociocratisch Centrum om een audit.
Een áudit? Met vragenlijsten, een evaluatie en alles? Voor oplossingen die je zelf ook wel kunt bedenken, als je er even voor gaat zitten?

Ja precies, zo’n audit. In het geval van Gertruda: een digitale enquête, een analyse van de antwoorden, plus voorstellen voor verbetering. Omdat ‘er even voor gaan zitten’ dus moeilijk is.

En ja, het is waar dat een enquête maken geen hogere wiskunde is.
Gertruda: ‘Iedereen kan het. Maar het Sociocratisch Centrum wist precies welke vragen ze moest stellen. We wilden ook kijken of mensen nog tevreden zijn met sociocratie, we werken er sinds 2017 mee (hier lees je over de aanleiding dat te gaan doen). Om te kijken of sociocratie werkt, moet je goed weten hoe de methode in elkaar zit. Dat weten zij beter dan wij.’

Wat er uit een audit komt, is inderdaad niet altijd superverrassend. De informatie zingt al een tijdje rond. Maar niet bij iederéén. En wat niet iedereen weet, wordt ook niet gauw een actiepunt. Het wordt niet expliciet gemaakt.

Met de audit verandert dat.
Dat is de winst van de hele exercitie: een audit maakt belangrijke kennis gemeengoed. Je gaat over knelpunten in gesprek. Je bedenkt oplossingen. Je maakt samen die actiepunten.

En daar ga je mee aan de slag. Eindelijk.

Gaat het Sociocratisch Centrum dan de wet voorschrijven, met zo’n audit?
Zeker niet. Wij doet aanbevelingen op basis van de audit. We nemen de regie niet over. Consultants of de top van de organisatie doen dat vaak wel. Dan zeggen ze: dit is er uit de audit gekomen, en dit moeten jullie veranderen.

Hoeveel zin heb je dan om daarmee aan de slag te gaan, als medewerker?
Precies.

Daarom beslis je, als je sociocratisch werkt en het Centrum een audit heeft gedaan, zélf wat je doet met de resultaten en onze aanbevelingen. Het is jouw organisatie. Bij SEVZ komt het bestuur met voorstellen voor verbetering –  op basis van onze adviezen. Maar de algemene kring, waar de 26 praktijken te vinden zijn, die beslist over die voorstellen.

Die vergaderingen bij SEVZ bijvoorbeeld?
Veel verloskundigen vonden die te lang duren. Gertruda: ‘Maar zelf hadden we geen lumineus idee voor hoe dat beter kon.’

De adviseurs van het Centrum wel, dankzij hun ervaring met besluitvormingsstructuren.
Gertruda: ‘Nu ligt er een prima voorstel: die grote kring geografisch opdelen, en 1 of 2 mensen dan afvaardigen naar de grote vergadering. De lokale overleggen lijken ook logisch. Verloskundigen willen vaak op lokaal niveau zaken met elkaar afstemmen.’

Uiteindelijk zit je dan met half zoveel mensen in de grote vergadering.

‘We gaan nog uitzoeken hoe we dat precies gaan doen’, zegt Gertruda. ‘Maar het zou zéker veel vergadertijd schelen.’ Ook komt er eens per jaar een live vergadering: elkaar écht zien verstevigt de onderlinge band.

Ja, die onderlinge band.
SEVZ wilde ook weten hoe betrokken de praktijken zich voelden bij het samenwerkingsverband. De ene praktijk levert mensen voor werkgroepen, voor het bestuur, andere doen dat minder. Gertruda: ‘Dan bestaat de kans dat ze ook denken: deze afspraak geldt toch niet echt voor mij.’

Maar het is heel belangrijk om onderling de eenheid te bewaren, zegt Gertruda. ‘Het moet duidelijk zijn wanneer we binnen SEVZ doorsturen naar een andere praktijk van of klanten van andere praktijken aannemen.’

Om die eenheid te versterken, gaat het bestuur voorstellen om een gedragscode op te stellen. (Ook dat is een advies van het Centrum).

Dat de audit en de adviezen uit de koker van het Sociocratisch Centrum komen, heeft meerwaarde, volgens Gertruda. ‘Sociocratie is niet mijn dagelijks werk, voor hen wel. Ze hebben sociocratische oplossingen paraat. Zo denk ik zelf niet.’

En nu dan?
Anders vergaderen, meer eenheid: het maakt SEVZ steviger voor de toekomst. ‘In de hele keten van geboortezorg moeten wij verloskundigen staan voor vechten voor onze autonomie’, zegt Gertruda. ‘Daarom moeten we als ketenpartner de eenheid bewaren en slagvaardig blijven. Met de resultaten van de audit kunnen we daar gericht aan werken.’

En jij?
Wat zou jij structureel willen aanpakken in jouw organisatie? Wij denken graag met je mee over hoe je dat voor elkaar krijgt. Een afspraak is zo gemaakt: 010-4523289 of info@sociocratie.nl.