Begrijp jij wat mensen zeggen – ook als ze dat niet zo duidelijk zeggen?

Je kent ze vast. Collega’s die in de vergadering altijd zeggen: ‘Ik sluit me aan bij de vorige spreker.’
Of: ‘Het maakt me niet uit wat we besluiten.’ En dan een beetje wegkijken.

Als sociocratisch gespreksleider kún je dan denken: mooi, ik heb mijn ronde gehouden. En dóór. Zeker als je al een beetje uit de tijd loopt.

Maar misschien zeggen collega’s met deze reacties iets anders.
Wie weet geven ze een signaal af, een zwak signaal, maar toch. Tien tegen één dat hier een verhaal achter zit.

Een sociocratisch rondje houden is meer dan een technisch element afvinken in het besluitvormingsproces. Het is een kwestie van peilen, je een antenne voor zwakke signalen aanzetten.

Haal je als gespreksleider het verhaal achter zo’n zwak signaal boven water, dan vergroot je de kans relevante informatie boven tafel te krijgen. De kans om iedereen te betrekken. De kans om gemopper en stroeve uitvoering van een besluit te voorkomen.

Dat is het verschil tussen een goede en een geweldige gespreksleider.

Vraag dus eens na bij die collega die het altijd eens is met de vorige spreker in de vergadering: Wat zijn de argumenten die jou aanspreken? En waarom?’
Of: ‘Ik hoor aarzeling in je stem, klopt dat? Ook twijfels zijn interessant.’

Wie weet zegt je collega dan bijvoorbeeld: ‘Ik vraag me af of er genoeg tijd is om dit besluit ook uit te voeren.’
Dan krijg je een criterium voor een beter besluit op een presenteerblaadje aangeboden: afspreken hoeveel tijd je minimaal voor de uitvoering gaat reserveren en klaar.

Pech gehad?
Je kunt dit allemaal overdreven vinden. Want als je de kans krijgt om je uit te spreken en je doet het niet, dan heb je pech. Het is je eigen verantwoordelijkheid.

Klopt. Maar als gespreksleider is het jouw taak om een groep te helpen een zo goed mogelijk besluit te nemen, de psychologische veiligheid in de gaten te houden. Daar hoort ook bij dat je zo’n zwak signaal oppikt.

Een voorbeeld van wat het versterken van zwakke signalen je oplevert.
In een vergadering bij een klant merkt een van onze trainers dat een deelnemer onduidelijk is over hoe vaak ze vindt dat bepaalde bijeenkomsten er moeten komen.
De trainer vraagt: ‘Wil je misschien criteria hiervoor, zodat duidelijk wordt hoeveel tijd het gaat kosten?’
Dat wil de medewerkster. Die criteria komen er, en ook een planning. Iedereen vindt de afspraak nu beter.

Dan komt de slotronde.
Dat is een korte evaluatie van de vergadering.
De deelneemster is in tranen – van opluchting. Ze vertelt: door gezondheidsproblemen trekt ze het niet als haar dagen te vol zijn. Maar dat wil ze niet zeggen, dat vindt ze niet professioneel. Nu het aantal bijeenkomsten en het schema vaststaan, is ze gerustgesteld.

Vinden haar collega’s haar nu onprofessioneel? Natuurlijk niet. Ze zeggen: fijn dat we dit weten. Zo kunnen we je onduidelijke reactie plaatsen.

En nu?
Wil je ook je antenne voor zwakke signalen ontwikkelen of versterken? Van een goede gespreksleider een geweldige gespreksleider worden? Je team helpen betere besluiten te nemen?

Blijf dan feedback vragen van je vergadercollega’s! Dat kan prima in de slotronde.

Wil je sneller leren?
Nodig dan een pottenkijker uit voor begeleiding on the job. Een gespreksleider met meer ervaring dan jij. Een van onze trainers bijvoorbeeld.

Je kunt ook een training doen voor gespreksleiders. Dan kun je in alle rust de kunst afkijken en de fijne kneepjes leren.

De eerstvolgende training start op vrijdag 23 mei 2025.
Zien we je daar?