Beter samen besturen dankzij de kracht van de groep

Renate van der Mooren is zelf jaren schooldirecteur geweest. Sinds vier jaar vormt ze met een collega het college van bestuur van Stichting Elan in Hilversum. ‘We wilden als bestuur meer in gezamenlijkheid optrekken met de schooldirecteuren’, zegt ze. ‘We wilden de kracht van de groep benutten. Maar hoe, dat wisten we nog niet.’

De directeuren hadden vooral 1 wens, aldus Joop Spoelman, voormalig schooldirecteur en nu directeur kwaliteit en ict: ‘Ze wilden meer invloed.’

‘Al wisten wij bestuurders niet zo goed wat je daaronder moest verstaan’, zegt Renate van der Mooren op haar beurt. In haar tijd als directeur ‘kon ik soms vragen stellen, soms invloed uitoefenen en soms niet.’ Zij en haar collega wilden dat proces graag helderder maken.

Het werd een zoektocht, voor iedereen.

Maar wel een optimistische. Want dat het beter kon, daar was iedereen het over eens. In het directeurenberaad, waar directeuren en cvb samen vergaderden, werd veel gediscussieerd en niet zoveel in gezamenlijkheid besloten.

Vrij praten
De zoektocht leidde gaandeweg tot 2 soorten overleggroepen: groepen om thema’s als formatie en huisvesting voor te bereiden (een paar directeuren en iemand van het cvb zaten daar in), én een groep met alleen directeuren.

Van der Mooren: ‘Ze wilden vrij praten, zoals ze dat noemden. Met het bestuur erbij praat je toch anders, vonden ze.’ Ergens snapt Van der Mooren dat ook wel: ‘Wij zijn uiteindelijk de beoordelende partij.’

Joop Spoelman was nog directeur toen dit overleg ontstond. ‘Niet alle collega’s vonden het nodig. “We besluiten toch sámen met het cvb?” zeiden ze. Maar sommige directeuren wilden ook zelf voorstellen doen in plaats van alleen voor te bereiden. Het bestuur moest daar dan naar luisteren. Dán had je invloed, vonden ze. Het gaf een beetje een wij-zijgevoel. Terwijl het de bedoeling was dat directeuren en cvb beter met elkáár in gesprek kwamen.’

Slagvaardiger
Deze initiatieven leverden onduidelijke resultaten op, wat betreft samen optrekken en invloed hebben. Uiteindelijk besloten cvb en directeuren de manier van besluiten in het directeurenberaad aan te pakken: daar kon het slagvaardiger.

Een concrete methode werd gekozen om daar gericht aan te werken: sociocratie, aangevuld met elementen van deep democracy.

Van der Mooren: ‘Ik had sociocratie in actie gezien bij de SKO scholengroep. Tijdens corona was ik er zelf ook mee aan de slag geweest, toen nog als directeur. In mijn team hielp het enorm om spanning en weerstand te verlagen in emotionele situaties. En ieders stem werd gehoord. Ik dacht: misschien is dit een manier om de kracht van de groep te benutten in het directeurenberaad.’

Onderstroom naar boven halen
Joop Spoelman: ‘Deep democracy was gewenst vanwege het naar boven halen van de onderstroom. Dat is alles wat mensen niet zeggen, om wat voor reden dan ook. Het heeft te maken met je niet gehoord of gezien voelen.’ Die wens was een restantje van de omgang met het eerdere cvb, vermoedt hij.

Pieter van der Meché en Jette Schneider van het Sociocratisch Centrum kwamen training geven. Ze verzekerden Elan van tevoren: die onderstroom komt ook met sociocratie wel naar boven. Van der Mooren: ‘Die nuchtere blik van Pieter en Jette vond ik heel fijn.’ We gingen onze vergaderingen sociocratisch inrichten.

Met al die overleggroepen was intussen onduidelijk waar nou echt de besluiten vielen. Van der Mooren: ‘Pieter en Jette stelden gerichte vragen over de vergaderagenda’s. Waarom staat dit punt op deze agenda? Wil je er een mening over vormen, of wil je een besluit nemen? We moesten kritisch kijken.’

Directeuren meer aangehaakt
Als snel kwam er duidelijkheid. Spijkers met koppen werden geslagen in het directeurenberaad. En het overleg waar directeuren deden aan ‘vrij praten’ werd hun plek om dat beraad onderling voor te bereiden. Het cvb komt er alleen om informatie te geven.

‘Het onderscheid vind ik heel goed werken’, aldus Van der Mooren. ‘Door dit overleg zien directeuren elkaar vaker, ze raken meer aangehaakt bij elkaar en delen ook informatie.

Het directeurenberaad werkt nu dus sociocratisch. Joop Spoelman: ‘We hebben nu een goede voorbereiding van de agenda, er zijn bijlages en toelichtingen. Zo kunnen we in de vergadering écht van gedachten wisselen en tot een goed besluit komen.’

Hij onderstreept het belang van de vergaderrondes. ‘Daar wordt iedeen gehoord, om de beurt. Niet alleen de snelle denkers dus maar ook zij die wat meer tijd nodig hebben. Plus: door het consent geef je mensen de verantwoordelijkheid om onderbouwd ergens iets van te vinden.’

’Soms moet ik op mijn handen zitten’
Wennen is het wel. ‘Ik moet soms op mijn handen zitten als ik ergens iets van vind’, zegt Van der Mooren lachend. ‘Maar ik weet: in de ronde kom ik ook aan de beurt. En bij het voorbereiden van het directeurenberaad hebben Pieter en Jette me weleens gevraagd: is dit agendapunt iets wat je gaat meedelen, of heb je de groep echt nodig om te besluiten? Dan dacht ik: o, die mag ik in mijn zak steken.’

Een jaar lang liet Elan zich intensief begeleiden. Alle vergaderingen lieten ze voorzitten door het Sociocratisch Centrum. Werpt sociocratie zijn vruchten af?

Van der Mooren: ‘Absoluut. Het samenspel met de directeuren is enorm verbeterd. De kracht van de groep wordt veel meer benut. De echte gesprekken vinden hier plaats, niet meer bij de koffie-automaat achteraf.’

De kracht van de groep concreet aan het werk
Ze geeft een voorbeeld: ‘De gezinssituatie van leerlingen is soms complex. Als college dachten we: laten we de uren voor schoolmaatschappelijk werk uitbreiden, we hebben er nu geld voor. Toen bleek in het directeurenberaad dat de ene directeur liever meer uren voor de orthopedagoog had, de ander meer interne begeleiding. Het besluit werd: dit geld is voor vrije ruimte. Scholen beslissen zelf waar het heen gaat.’

Ze grinnikt: ‘Vóór sociocratie hadden we dat geld gewoon aan schoolmaatschappelijk werk besteed en waren we er nog trots op geweest ook. Dankzij de kracht van de groep is dit een beter besluit.’

Consent voor begroting
Ook onderwerpen waar schooldirecteuren niet over mogen meebeslissen, komen nu in het directeurenberaad: begroting en formatie gaan hen immers wel aan. Van der Mooren: ‘De gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (gmr) gaat daarover, en de raad van toezicht. Dat staat in de wet. Maar we hebben voor de begroting wel consent gevraagd in het directeurenberaad.’ Het is een logische ontwikkeling, zegt ze, in het hele proces: als je werkt met consent, kun je dat onderwerp niet laten liggen.

‘Niks zo moeilijk als gedragsverandering’
Door het proces van de besluitvorming aan te pakken, benut Elan nu meer de kracht van de groep. De structuur van de samenwerking is ook duidelijker geworden. Maar Elan is er nog niet, zegt Renate van der Mooren. ‘Niks is zo moeilijk als gedragsverandering. Afvalscheiding invoeren op school heeft me een jaar gekost. Ondanks de verschillende kleuren deksels voor papier, rest en bio-afval, geel, grijs en groen, bleef iedereen het maar verkeerd doen. We zijn nog aan het leren.’

Dat geldt ook voor Joop Spoelman, die nu, na een opleiding, gespreksleider is. Hij doet de helft van de acht vergaderingen van het directeurenberaad (het Sociocratisch Centrum de andere helft). ‘Zodra ik zelf inhoudelijk een bijdrage moet leveren, verslapt mijn aandacht voor het vergaderproces. Dan verdwijnen de rondjes, dan wordt het onoverzichtelijker. Daar werk ik nog aan.’

Invloed? Dat is de kracht van de groep
En de invloed die directeuren wilden? Hebben ze die nu, vinden ze?

Joop Spoelman: ‘We hebben gezocht naar manieren om die invloed vorm te geven. Uiteindelijk is er een betere vorm met meer samenwerking en dialoog ontstaan.’ Renate van der Mooren: ‘We geven consent op het beste voorstel. Dat is onder invloed van alle stemmen. Invloed slaat nu meer op de kracht van de groep.’

Over de onderstroom zegt Joop Spoelman: ‘Door de openheid en transparantie die in de sociocratische besluitvorming zitten, is die nu niet meer aan de orde.’