De kracht van de kring

Ineens was het geld op. Voor de leidinggevenden van de twee Phoenix woongemeenschappen in Oost-Zwitserland was het een schok. Zij hadden part noch deel aan de financiële malaise, maar het voortbestaan van hun werk hing nu aan een zijden draadje. Hoe moest het verder, hoelang zouden ze het volhouden?
Gedurende de crisis, die in de herfst van 2018 acuut werd en zo’n zes maanden duurde, maakten de circa 10 medewerkers flink gebruik van de mogelijkheden die sociocratie hun bood.

Dankzij sociocratie vertrok niemand naar elders

Ze zeggen het ronduit: mede dankzij SKM bestaat Phoenix nog, en zijn zij niet elders gaan solliciteren tijdens de moeilijke periode. ‘Sociocratie gaf ons manieren om iets te doen. En dat had effect.’
Onze collega’s uit Zwitserland interviewden algemeen leidinggevenden, teamleiders en afgevaardigden. Ten tijde van de crisis zaten die allemaal in de algemene kring van Phoenix. Hieronder hun lessons learned.

Op welke manier heeft sociocratie geholpen de crisis te overleven?

‘Dankzij SKM kwamen de problemen aan het licht en waren wij er ook snel van op de hoogte. We hadden al onze twijfels over de zakelijke leiding van de organisatie. Die bleken terecht.
Bij de vorming van de topkring [een soort raad van toezicht, red.] werd duidelijk dat onze eigen Algemene Kring het mandaat had om budgetten vast te stellen. En dus ook om de financiële verantwoordelijkheid voor het bedrijf te nemen. Eerder lag dat mandaat bij de eigenares.’

Zonder transparantie waren mensen afgehaakt

‘De transparantie die sociocratie brengt, was een zegen. Vooral doordat de notulen van alle vergaderingen voor iedereen openbaar waren. Iedereen was goed geïnformeerd, op elk niveau in de organisatie. Anders waren veel mensen afgehaakt.
In de notulen stonden niet alleen beslissingen, maar ook de argumenten die ertoe geleid hadden. Zo begreep je de gedachtengang van de deelnemers aan de vergaderingen.’
‘In de Algemene Kring waren drie niveaus vertegenwoordigd. De afgevaardigden waren heel, heel belangrijk: ze waren de verbinding met de medewerkers. Ze hadden een sleutelrol, vingen hun angsten en vrezen op. Ze hebben hun rol uitstekend vervuld.’
Door dit alles was het gevoel van ‘samen’ groter in de hele organisatie. Er was niet één persoon verantwoordelijk. Het gaf steun dat we in deze kring samen de noodzakelijke beslissingen namen.’

Nog advies aan leidinggevenden in andere organisaties?

‘Transparantie, transparantie, transparantie. Is die er niet, dan wordt het snel heel moeilijk. Licht besluiten die dringend genomen moeten worden heel uitgebreid toe. Zorg dat iedereen evenveel weet en de informatie ook echt begrijpt.
In crisissituaties moet je soms snel reageren, dan kan het niet altijd wachten op een kringvergadering. Dan moet je de moed hebben om toch een besluit te nemen. .
Wat ook helpt: spontaan korte consent-momenten inbouwen. Of bij de volgende kringvergadering nog eens verantwoording afleggen voor een besluit. Dat geeft brede steun. Als leidinggevende voel je voortdurend: ik sta er niet alleen voor.’

‘Met sociocratie voel je je minder machteloos’

‘Meestal gebeurt in de hogere echelons razend veel, en de rest van de organisatie bungelt er een beetje bij. Maar met sociocratie zit je zelf ook aan de knoppen, je voelt je minder machteloos.
Dat geldt niet alleen voor leidinggevenden, maar ook voor medewerkers. Bezwaren en angsten van medewerkers zijn voor leidinggevenden extra informatie. Die laatsten kunnen immers niet aan alles tegelijk denken. Als je op deze manier steun zoekt, zul je die vinden.’

Belangrijke tip

Let op dat je niet laks wordt in de toepassing. Sociocratie is niet alleen een methode. Het is ook een houding.’

Tot slot: het mooiste moment in jullie crisistijd?

‘De sterke saamhorigheid, niet alleen in de kring van leidinggevenden, maar ook in de teams. Die hebben we elke dag gevoeld. Naderhand beseften we pas hoe speciaal en uitzonderlijk dat is. Elders gaat het anders.’
De open uitwisseling, het uitspreken van angsten, en dan in actie komen: de sociocratische begeleiding en coaching was belangrijk en behulpzaam. De twijfel sloeg steeds toe, nu eens bij de een, dan bij de ander. Maar op de een of andere manier was duidelijk: we gaan het redden.’

Kun je ook wel wat hulp gebruiken? En ben je benieuwd wat sociocratie voor je kan betekenen? Bel Pieter van der Meché, (06 – 53382649) of mail hem.

Dit artikel is een bewerking van een nieuwsbriefartikel van The Sociocracy Group Schweiz. Phoenix werd begeleid door Christine Krämer, de eerste gecertificeerde organisatiedeskundige in Zwitserland.