CLIFFHANGER – DEEL 2
Een pittige reorganisatie
In de editie van april stond een verslag, heet van de naald, over 2 organisaties tijdens de coronacrisis. Bij Soup en Zo was het spannend; sluiting van de 3 winkels leidde tot een grote omzetval. Hoe gaat het nu?
Leestijd: 3 minuten
Jamie van der Meulen
In maart moesten de 3 winkels van Soup en Zo dicht door de coronacrisis. Eigenaar Jamie van der Meulen was 7 dagen per week in de weer. Leningen loskrijgen, steun van de overheid regelen, scenario’s uitdenken. Allemaal voor het overleven van de 3 winkels in Amsterdam, waar soepen en salades te koop zijn.
Hij heeft sinds maart een aantal spannende vergaderingen meegemaakt in de bedrijfskring (te vergelijken met een MT) van Soup en Zo. Want er moest ‘pittig beleid’ komen, zegt Van der Meulen, wilde het bedrijf de enorme terugval in omzet overleven. Dat beleid zou betekenen dat koks niet meer op de 3 locaties zouden koken. In plaats daarvan zou er 1 centrale keuken komen, waar minder koks voor alle vestigingen het eten bereidden. Zouden de koks daarmee instemmen?
Scenario’s voor reorganisatie
‘Om te reflecteren belde ik de afgelopen maanden een aantal maal met Pieter van der Meché’, vertelt Jamie van der Meulen. Van der Meché werkt bij het Sociocratisch Centrum in Rotterdam en begeleidde de invoering van SKM bij Soup en Zo. ‘Die gesprekken hebben me steeds heel erg goed gedaan’, zegt Van der Meulen.
Ook over deze reorganisatie spraken de twee met elkaar. ‘Pieter raadde me aan zo veel mogelijk scenario’s voor te leggen aan de bedrijfskring’, zegt Van der Meulen. Dan kregen de leden een zo goed en concreet mogelijk inzicht in de financiële consequenties van bepaalde beleidskeuzes, en dus in het voortbestaan van het bedrijf.
‘Uiteindelijk maakte ik twee scenario’s’, zegt Van der Meulen, ‘ik had geen tijd om er meer door te rekenen. Het waren de 2 extremen. In het scenario met centraal koken besparen we meer en draaien we sneller quitte. Dan kunnen we het hopelijk uitzingen tot het eind van de crisis. Blijven we op locatie koken, dan draaien we later quitte.’ En dan redt Soup en Zo het misschien niet, ‘want voor bedrijven als het onze is niet eindeloos geld beschikbaar’, aldus Van der Meulen.
Intelligentie in de groep benut
Het voordeel van meerdere scenario’s is dat de voorstellen in breder perspectief komen te staan. Het kan duidelijk maken dat een scenario niet leuk is, maar dat de alternatieven nog onaantrekkelijker zijn.
Jamie van der Meulen: ‘In de bedrijfskring hebben we de intelligentie in de groep aangesproken. Dit was het best mogelijke plan, concludeerden we met consent.’ De koks doen nu deels ander werk: ze draaien mee in de logistiek en de bediening. Niemand is zijn baan kwijt.
Een andere maatregel, die het omzetten van niet-gewerkte maar wel betaalde uren omzette in vakantiedagen, paste de bedrijfskring aan na opmerkingen van een kringlid daarover.
Roep om een OR
De coronacrisis raakte niet alleen de bedrijfsvoering. Ook de sociocratische manier van werken werd ter discussie gesteld. ‘Uit een soort vakbondsidealisme begon een medewerker zich af te vragen of we het wettelijk allemaal wel goed deden’, zegt Jamie van der Meulen.
‘Hij vond dat we een ondernemingsraad moesten nemen, dat de algemene kring de directie tot de orde moest roepen. Concrete punten die hij niet goed vond, qua beleid, had hij niet.’ Toen hij de gelegenheid had om in zijn eigen kring het woord te voeren, meldde hij zich ziek.
Werk je met sociocratie, dan reikt medezeggenschap van mederwerkers verder. Een vergelijking tussen OR en sociocratie vind je hier.
Sociocratie op de proef gesteld
‘Sociocratie is door de acties van deze medewerker heel erg op de proef gesteld’, blikt Jamie van der Meulen terug. Het zat niet zozeer in de vragen die hij had, maar vooral in zijn manier van opereren.
In plaats van een agendapunt in te dienen voor zijn kringvergadering schreef hij bijvoorbeeld een opzet voor de complete agenda. Hij wilde dat de bedrijfskring de directie tot de orde riep. ‘Die acties leidden tot onrust, tot verwarring en onzekerheid bij de medewerkers’, aldus Van der Meulen.
Kan SKM de spanning aan?
Zelf heeft Van der Meulen geen moment gedacht: we moeten SKM even parkeren (dat gebeurt nogal eens als het spannend wordt in een organisatie). ‘Wel dacht ik: nu kan de methode zich bewijzen.’ Dat is nog in volle gang, de crisis is nog niet voorbij, ook al zijn alle winkels van Soup en Zo nu weer open en kun je er weer eten, buiten op een bankje dan wel.
Van der Meulen zegt: ‘Als ik kijk naar die beslissing om centraal te gaan koken bijvoorbeeld: ik weet zeker dat de medewerkers dit plan hebben geaccepteerd omdat ze in de bedrijfskring de kans hadden om het te verbeteren. En die kans hadden ze door SKM.’
Moedig voorwaarts
‘Door deze crisis leer ik veel over sociocratie’, zegt Van der Meulen. Niet alleen dat de methode een stevig raamwerk biedt voor interne communicatie (zoals hij uitlegde in de vorige nieuwsbrief). Maar ook dat niet iedereen na 3 jaar helder heeft hoe SKM werkt. We hebben een SKM-begeleider bij Soup en Zo, die moeten we vaker inzetten om mensen bij te staan.’
Commitment duidelijker benadrukken
De druk op sociocratie heeft hem ook iets anders geleerd, zegt Jamie Van der Meulen. ‘Bij het aannemen van nieuwe soupies wil ik voortaan meteen uitleggen wat het betekent dat wij sociocratisch werken. Dat deed ik nooit, want je kunt het niet uitleggen in 2 minuten, dacht ik altijd.
Maar het is belangrijk dat ze weten: dat wij hen serieus nemen, ook als werkstudent, dat vraagt ook iets van hén. Je moet er energie in steken, je punt voorbereiden voor een vergadering. Wij committeren ons aan medewerkers, en SKM helpt daarbij. Dat vraagt ook commitment van hen, óók aan onze toepassing van SKM.’
Ben je ook flink bezig met de coronacrisis? En zou je ook graag af en toe sparren over je plannen? Met een sociocratische blik kijken naar de uitdagingen waar je voor staat? Bel Pieter van der Meché (06-53382649) voor een afspraak. Je kunt hem ook een mail sturen.
Nieuw hier? Doe dan mee aan het gratis webinar op 23 juni, over hoe je met hulp van SKM effectiever kunt vergaderen, juist ook online.
