TRAINING
Effectief vergaderingen leiden
Romana Thijm deed dit voorjaar de training Effectief vergaderingen leiden. ‘Ik vind het het ei van Columbus’, zegt ze. ‘Onze meetings kosten geen energie meer, we komen er opgeladen uit. En we doen meer in minder tijd.’
Leestijd: 3 minuten
Romana Thijm
Thijm gebruikt de sociocratische vergaderhacks niet alleen in haar bedrijf, een gastouderbureau. Ook in een groot project dat ze naast haar werk doet, is ze ermee aan de slag. Ze is voorzitter van een groep van 200 gezinnen die hun eigen voedselproductie gaan organiseren. Samen hebben ze € 400.000 ingelegd. Met het bestuur heeft ze de nodige vergaderingen.
Vergaderingen liepen altijd uit
Maar die vergaderingen, het achtkoppige bestuur begon er ‘een beetje in vast te lopen’, zegt Thijm. ‘Er stond veel op de agenda, dat werd allemaal tot in detail besproken. Het kostte heel veel energie. Maar we wisten niet hoe we het anders moesten doen.’
Nu weten ze dat wel, dankzij de sociocratische manier van vergaderen die Thijm dit voorjaar leerde (de terugkomdagen zijn dit najaar). Ze klinkt opgetogen als ze zegt: ‘We vergaderen geen 3 uur meer per keer of zelfs 3,5 maar 2, en krijgen alle agendapunten af. De energie is weer terug.’
Wat doet Thijm dan nu anders?
Beleid wel op de agenda, uitvoering niet
Allereerst houdt ze de agenda kritisch tegen het licht. Er komt alleen nog op ‘wat iedereen echt aangaat’, zegt ze. ‘Over die onderwerpen spreken we de randvoorwaarden af. In bilateraaltjes regelen mensen die het aangaat dan de details. De rest zit nu niet meer een uur te luisteren hoe ze dat in de vergadering doen. Dat is lang niet voor iedereen relevant – laat staan interessant. Een checklist opstellen voor de ledenadministratie, dat hoef je niet met zijn allen te doen.’
Dat verschil tussen beleid en uitvoering, zoals je dat kunt noemen, leerde Thijm maken in de training Effectief vergaderingen leiden.
Vaarwel popcorn-style
Grinnikend legt Romana Thijm uit dat de popcorn-style ook niet meer in zwang is. ‘Dat gewoon iets zeggen als het in je opkomt: het gesprek gaat dan heen en weer en door elkaar. Ik deed daar best aan mee. Het lijkt creatief, maar eigenlijk kost het veel tijd.’
Dankzij de training weet ze nu hoe je gespreksrondes houdt. Iedereen komt er om de beurt aan het woord, één voor één. ‘Op mijn beurt wachten vond ik zelf best lastig, dat merkte ik in de training. Ik was gewend spontaan te praten. Toen ik het met ons bestuur ging doen, vonden anderen dat ook lastig. En het klopt, je moet je even inhouden.’ In de cursus leerde ze hoe belangrijk dat is.
Want de tijdwinst is aanzienlijk: die is een uur tot anderhalf uur tijd per vergadering. ‘Door de rondes praten we echt veel minder. Je gaat beter naar elkaar luisteren en kunt gewoon zeggen dat je punt al door een ander is gemaakt.’
De besluiten zijn beter
Er wordt minder gepraat, én de besluiten zijn beter, zegt Thijm. Een verrassend effect? Nee, eerder logisch, vindt ze. ‘We gaven eerst niet echt aandacht aan de mensen die toch moeite hadden met een besluit. De volgende keer kwam dat besluit dan standaard terug op de agenda. Iemand wou het dan net een beetje anders. Door het onderzoeken van de bezwaren die mensen geven in de consentfase, vinden we daar nu meteen een oplossing voor.’ Ook het onderzoeken van bezwaren oefende ze in de training.
‘De voorzitter doet het niet alleen’
De tijdwinst is fijn, dat de bestuursleden na afloop niet uitgewrongen zijn is ook fijn. En er is nog een hele grote plus in de ogen, vindt Romana Thijm. Iedereen kan gespreksleider zijn.
‘Ik ben het nu toevallig, omdat ik de training heb gedaan. Maar als voorzitter hóef je geen gespreksleider te zijn. Gespreksleider zijn is een rol die iedereen kan hebben. Dat geeft mij echt het gevoel dat we sámen verantwoordelijk zijn.’
De dynamiek verandert er ook door, vindt ze. ‘Vaak verwachten mensen dat een voorzitter het wel oplost. Maar dat is niet te doen, je wordt er ook doodmoe van. Dankzij sociocratie zie ik de héle groep werken en met oplossingen komen. Daar krijg je ook betere oplossingen van.’ Ze vindt de sociocratische manier van vergaderen ‘het ei van Columbus’, zegt ze.
‘Half en half rondes houden? Doe het niet’
Nog een tip van Thijm. ‘Als je sociocratisch je vergadering wil gaan leiden, doe het dan niet half. Ik heb wel geprobeerd een beetje stiekem rondes te houden, zonder te zeggen dat ik het ging doen. Maar dan begrijpen mensen niet waarom je ze afkapt als ze een popcorn-moment hebben. Dat kan tot irritatie leiden. Dus je kunt maar beter met zijn allen zeggen: we gaan het zo doen.’
Sneller, beter & energieker vergaderen
In de training Effectief vergaderingen leiden leer je hoe je sneller vergadert, betere besluiten neemt en aan het eind nog energie over hebt ook. Je oefent met onze slimme structuur en vergaderhacks. En je krijgt meteen feedback op je acties van onze trainers, heel belangrijk voor het verwerven van nieuwe skills.
Intervisie
Bij de training inbegrepen zijn twee dagdelen intervisie. Want bij het toepassen van je nieuwe skills buiten de training, kun je tegen vragen aanlopen. Tijdens de intervisie krijg je daar antwoord op van onze trainers. Zo gaat het verbeteren van je eigen vergaderingen stukken sneller.
Op woensdag 16 september start de eerstvolgende (coronaproof!) training.
Hier staat het volledige programma van de training
Effectief vergaderingen leiden.
