Hulp bij vergaderingen

Zo kom je van die misverstanden af

Een half uur lang vergaderen over welke afdeling ‘grote projecten’, mag doen, en dan blijkt dat jij daar een project van 10.000 euro onder verstaat, en je collega een van 50.000 euro. Hadden jullie dat eerder geweten! Het had veel tijd bespaard.

In de vorige nieuwsbrief gaven we eerste hulp voor het verbeteren van rondes in sociocratische kringvergaderingen. Wat toen niet aan de orde kwam, was dat we verschillende soorten rondes hanteren. Elk type ronde vergemakkelijkt een specifiek deel van het besluitvormingsproces. Dat voorkomt misverstanden en chaos en maakt het hele proces overzichtelijker. Daardoor gaat het samen besluiten nemen vaak sneller en wil iedereen die besluiten ook uitvoeren.

Soorten rondes

Er zit dus een duidelijke volgorde in de rondes. Ga je een besluit nemen, dan moet je allereerst allemaal goed weten wat wat het onderwerp precies behelst, of de feitelijke situatie is waarvoor beleid nodig is. Je moet hetzelfde verstaan onder de begrippen en alle benodigde informatie hebben. Dat kun je checken in de beeldvormende ronde. Zo’n misverstand als hierboven, over bedragen, komt hier snel aan het licht. Deze keer nemen we die beeldvormende ronde onder de loep.

Zo meteen een schets van hoe zo’n ronde eruit kan zien, voor de volledigheid noemen we hier ook de twee andere rondes.

Na de beeldvorming komt de ronde waarin iedereen zegt wat hij van een voorstel vindt of van de afspraken die nodig zijn: de meningsvormende ronde. Dit type ronde houdt de gespreksleider meestal verschillende keren achter elkaar: mensen hebben dan de gelegenheid om van mening te veranderen als ze argumenten van andere deelnemers hebben gehoord.

En tot slot is er de besluitvormende ronde. Hier neem je de consentbesluiten. Ook hier zijn meerdere rondes over 1 besluit heel gewoon.

Val niet in deze valkuil

Terug nu naar de beeldvormende ronde. Die lijkt makkelijk: even kijken of iedereen hetzelfde beeld heeft. Maar voor je het weet, beland je in een uitwisseling van meningen. Als gespreksleider moet je daar goed op letten, als kringlid ook: deze ronde is bedoeld voor het stellen van vragen. Niet voor het geven van je mening, hoe graag je dat ook wil. Even geduld, dat komt later.

Elke vraag wordt trouwens meteen beantwoord door de eigenaar van het onderwerp. Dat is de snelste manier om deze ronde te doen. Hoe snel zo’n mening in de beeldvormende sluipt, kun je zien in onderstaand voorbeeld. Het is een verzonnen voorbeeld, maar gebaseerd op situaties die we in onze trainingspraktijk vaak tegenkomen.

Zo kan het gaan

Gespreksleider Evert: ‘Oké, dus we gaan eerst een beeldvormend rondje doen om te kijken of de nota over samenwerking met partij X duidelijk is. Als iets onduidelijk is, kun je dat nu vragen. Nanda, ik begin bij jou.’
Nanda: ‘Nou, denk dat er nogal wat haken en ogen zitten aan die samenwerking. Voor je het weet gaan ze er met onze klanten vandoor.’
Gespreksleider: ‘Eh Nanda…’
Mo: ‘Dat ben ik totaal niet met Nanda eens. Bij een aantal projecten kon ik prima met partij X door één deur!’
Collega’s Peter en Vera mengen zich nu ook in het gesprek.

Gesprekskluwen

En zo is de beeldvormende ronde uit beeld verdwenen, nog eer hij goed en wel is begonnen. Dat gaat tijd kosten om dat allemaal te verduidelijken, tussen alle meningen door. Dit zien we vaak gebeuren als mensen met de beeldvormende ronde leren werken.

Zo kan het gaan, take twee

Even opnieuw proberen dus, we gaan weer naar Evert, na Nanda’s opmerking over haken, ogen en gestolen klanten.

Evert: ‘Eh Nanda, weet je nog? Discussiëren doen we hierna. Wat is je vraag? Wil je weten of al is nagedacht hoe we voorkomen dat partner X onze klanten afpikt? Als je je mening wil geven, houd die dan  nog even voor je, goed? Schrijf hem anders even op. Ik kom er zo op terug. Eerst je vragen, graag.’
Nanda: ‘O, sorry, ik ging meteen van start. Tja, wat er hier beschreven wordt, ik weet niet of dat iets tijdelijks is, of dat het om een vast partnerschap gaat of zo? Dat maakt nogal wat uit.’
Evert: ‘Dank je Nanda. Wieke, jij hebt de nota geschreven, kun je zeggen hoe het zit?’
Wieke: ‘Zeker. Het gaat hier om een periode van vier maanden. Daarna kijken we hoe het is bevallen.’
Nanda: ‘Duidelijk!’
Evert: ‘Mooi. Mo, heb jij vragen?’
Mo: ‘Nee, alles was duidelijk.’
(Evert maakt de ronde af. Daarna volgt het meningsvormende deel, en tot slot de besluitvorming)

Misschien komt die verdeling in verschillende rondes over als schools. Mensen die er net mee werken, vinden dat soms. Het is natuurlijk ook wennen. Maar daarna vinden mensen het juist fijn. Ze vinden het helder werken, en ze vinden dat ze lekker opschieten.

Als je wil kennismaken met de verschillende soorten rondes, en ze inzetten om effectiever te vergaderen, of je wil feedback op werk als gespreksleider, dan ben je van harte welkom op onze trainingen en intervisies voor gespreksleiders. Dan steek je meteen meer op over de meningsvormende en de besluitvormende ronde.

De eerstvolgende training voor gespreksleiders is op vrijdag 20 september. Meer info hier.