Stel een gespreksleider aan

Dat is onze eerste tip voor het verbeteren van de kwaliteit van vergaderingen. Met het aanstellen van een gespreksleider vraag je iemand gericht verantwoordelijkheid te nemen om de vergadering te leiden en om de sociale veiligheid van alle deelnemers te bewaken. Bij voorkeur door een ander dan de functioneel leidinggevende.

De gereedschapskist van een sociocratisch gespreksleider

Om bij te dragen aan het doorlopend verbeteren van de kwaliteit van vergaderingen, delen wij hieronder een inkijkje in de gereedschapskist van een sociocratisch gespreksleider (op basis van Creative Commons licentie 4.0: delen mag, mits met bronvermelding). Als sociocratisch gespreksleider maak je gebruik van de volgende technieken om de kwaliteit van vergaderingen te verhogen:

• Begin met een openingsronde / check-in: In een openingsronde krijgen alle deelnemers de gelegenheid om ‘even aan te komen’ en om te delen wat ze leuk, nuttig of belangrijk vinden. Dat helpt om af te stemmen op elkaar en op het doel van de vergadering. Deelnemers kunnen ook extra agendapunten inbrengen. Daarmee komt de openingsronde in plaats van een wat-verder-ter-tafel-komt (wvttk) of rondvraag aan het eind van de vergadering. Dan kan je er rekening mee houden bij de planning van het inhoudelijk deel. En als deelnemer zit je niet de hele tijd te wachten tot je ‘eindelijk’ je punt kunt inbrengen.
• Gezamenlijk de agenda vaststellen: Met alle deelnemers aan het begin van de vergadering gezamenlijk en expliciet besluiten aan welke agendapunten de beschikbare vergadertijd zal worden besteed. Daarmee wordt iedereen medeverantwoordelijk om ervoor te zorgen dat je die punten bespreekt die er toe doen en dat de beschikbare tijd met elkaar nuttig wordt besteed. Beleid stel je gezamenlijk vast, operationele beslissingen delegeren we.
• Onderscheid beeldvorming, meningsvorming en besluitvorming: Bij de bespreking van een agendapunt onderscheid maken tussen drie fasen: beeldvorming (waar gaat het over / zijn daar vragen over?), meningsvorming (wat vinden we ervan?) en besluitvorming (wat spreken we af?). Daarmee beschikt ieder over voldoende informatie om een mening te vormen, kunnen we alle meningen en ideeën meenemen en op elkaar afstemmen en vertalen naar een concreet besluit. Soms is het nodig deze fasen over meerdere vergaderingen te verspreiden. Het komt ook voor dat je ‘een stapje terug moet’.
• Overleggen in rondes: iedere deelnemer krijgt om de beurt de gelegenheid om zijn inbreng te geven, zonder discussie (alleen eventuele vragen ter verheldering). Daardoor krijgt ieder gelijke gelegenheid voor de eigen inbreng, komt ieders perspectief op tafel en wordt er beter naar elkaar geluisterd. Niemand kan zich meer verschuilen achter het argument dat er geen kans was om mee te doen.
• Besluiten op basis van consent: een besluit is genomen, als alle deelnemers expliciet hun consent geven: aangeven dat zij geen overwegend en beargumenteerd bezwaar hebben tegen het voorstel. Als bezwaren worden geuit, zijn de deelnemers gezamenlijk verantwoordelijk voor het zoeken van een oplossing. Met consent nemen alle deelnemers gelijkwaardig deel in de besluitvorming: niemand kan worden ontkend en iedereen kan zich veilig voelen. De deelnemers nemen samen verantwoordelijkheid voor het vinden van oplossingen voor geuite bezwaren en voor de genomen besluiten.
• Verkies rollen met een sociocratische verkiezing: Stel eerst een rolomschrijving en profiel vast. Vraag vervolgens niet om vrijwilligers. Vraag alle deelnemers om hun voorkeur kandidaat op een briefje op te schrijven en vraag dan ieder om te beargumenteren waarom die persoon een goede kandidaat zou zijn (allemaal complimenten!). Probeer vervolgens consent te krijgen voor een voor alle betrokkenen acceptabele kandidaat. Zo voorkom je dat een vrijwilliger wordt gekozen, terwijl meer geschikte kandidaten zich niet beschikbaar stellen of ingebracht kunnen worden. Mensen zien vaak capaciteiten in anderen, die de ander niet in zichzelf ziet …
• Vergadering afsluiten met een slotronde: In een slotronde krijgen alle deelnemers om de beurt de gelegenheid om terug te blikken op (de kwaliteit van) de vergadering: de onderwerpen die zijn besproken en de manier waarop dat is gegaan, de besluiten die zijn genomen, de wijze waarop de vergadering is geleid enzovoort. Zo delen we ervaringen en verbetersuggesties meteen met elkaar (in plaats van in selecte groep bij het koffieautomaat).

Wat dat oplevert?

Wij hebben de ervaring dat de bovenstaande technieken een belangrijke bijdrage leveren aan de kwaliteit van vergaderingen. Steeds weer zijn wij verrast door de werking van en resultaten met deze op het oog eenvoudige maatregelen. Van harte aanbevolen dus! Wel met de ‘bijsluiter’ dat de werkwijzen in praktijk brengen lastig kan zijn (‘het is wel eenvoudig, maar niet makkelijk’), zeker als je er nog beperkte ervaring mee hebt. Daarover later meer in een volgend artikel.

Zelf ervaren: kom naar een introductiebijeenkomst

Om je eigen beeld te vormen, kan je zelf bepaalde technieken eens uit te proberen (zie ‘begin klein’). Of kom naar één van onze introductiebijeenkomsten , bijvoorbeeld om besluitvorming op basis van consent te ervaren. We bieden ook in-house introducties, zodat je samen kunt kennismaken met deze vergadertechnieken.

---

‘Ervaar besluiten met consent. Meld je aan voor een kennismaking’

---

We zijn benieuwd naar je ervaringen en eventuele vragen.

Happy meetings!

We zijn nieuwsgierig naar vragen, reacties en suggesties naar aanleiding van dit artikel. Die ontvangen we graag via pvandermeche@sociocratie.nl, als comment onder dit artikel of telefonisch via 010 452 32 89.

This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivatives 4.0 International License.