Vergaderen met 12 mensen in plaats van 40

Nu worden de belangrijke besluiten genomen in een kring met 12 mensen, in plaats van 40. De mensen in deze ‘besluitcirkel’ hebben het mandaat om voor de héle vsv besluiten te nemen, door het systeem van dubbele koppeling. Verloskundige Lisette Walk, lid van de besluitcirkel: ‘De aanwezigen beseffen veel beter dat er iets op het spel staat, en dat er hier besluiten vallen. Daar wil je bij zijn. Geen enkele verloskundige praktijk laat nu nog een vergadering schieten, zoals vroeger soms gebeurde.’ De besluitcirkel vergadert bovendien sociocratisch: met rondes, en met consent. ‘Dat is de grote kracht: SKM is niet topdown. De macht ligt bij de besluitcirkel’, zegt Kaandorp.

‘Hier wordt wél voortgang geboekt’…

Al die veranderingen leiden duidelijk tot verbeteringen, vindt iedereen. Directeur kraamzorg Marie-José Ribeiro Duarte kan het extra goed beoordelen: zij zit in wel een stuk of tien vsv’s, omdat haar organisatie De Kraamvogel landelijk werkt. ‘In deze vsv zie je echte voortgang, omdat we echt besluiten nemen. Dat is een merkbaar verschil met andere vsv’s. Daar ontbreken die besluiten, of is niet helder wat men besluit.’

…doordat je argumenten geeft in plaats van tegen stemt

Er ontstaan ook heel andere gesprekken, door het besluiten met consent in plaats van op basis van meerderheid van stemmen. Stef Kaandorp: ‘In die grote groep, zoals we eerst werkten, werden voorstellen in stemming gebracht. Voor uitwisseling van argumenten was soms geen tijd. Dan leek het soms een beetje op stemmingmakerij: mensen gingen tegen stemmen, omdat ze niets zagen in een deel van het voorstel. Als het dan van tafel was, kwam je niet verder.’

‘Nu gaat het anders’, zegt Kaandorp. ‘Je stemt niet meer tegen, maar geeft je argumenten waarom je moeite hebt met een besluit. Met een kleine aanpassing kom je er dan vaak al uit. Dan kun je de verschillen overbruggen, en vooruitgang boeken.’

Soms terug naar achterban

‘Soms moet je terug naar de achterban’, tekent verloskundige Lisette Walk daar bij aan. Dan duurt het dus langer. ‘Maar dat vind ik niet erg, gezien de zwaarte van de onderwerpen.’ Het gaat dan onder meer om het vaststellen van protocollen voor verloskundigen, kraamverzorgers en gynaecologen: afspraken over hoe te handelen in bepaalde situaties.

Geslotener mensen komen beter uit de verf

In sociocratische vergaderingen praten kringleden om de beurt. Marie-José Ribeiro Duarte vond dat aanvankelijk ‘heel schools. Ik ben nogal extravert, en krijg mijn mening wel voor het voetlicht. Maar ik zag dat juist door die rondes ook de wat geslotener mensen uit de verf komen. Dat vind ik heel krachtig. De besluiten worden er beter van, en ze worden beter gedragen. Omdat je meer informatie boven tafel krijgt.’

Lisette Walk vindt de rondes ook prettig. ‘Ik houd wel van een beetje structuur. Het wordt geen theekransje. Je scheidt de discussie en uitwisseling van meningen enerzijds, en het nemen van besluiten anderzijds. Dat brengt duidelijkheid.’

‘Fantastisch: gedragen besluiten’

Al dat praten om tot een besluit te komen! ‘Ik dacht dat het een tijdverslindende toestand zou worden’, zegt Marie-José Ribeiro Duarte van De Kraamvogel. ‘Maar daar ben ik heel behoorlijk van teruggekomen. Dat je meer praat, is omdat je met zijn allen gedwongen wordt heel erg na te denken over wat je besluit, en hoe je dat borgt in je organisatie. Er blijven geen losse eindjes hangen. Eerlijk gezegd vind ik het fantastisch werken. Met sociocratie neem je echt gedragen besluiten, en daar wijk je niet meer van af.’

Ketensamenwerking

Dat vergaderingen professioneler en efficiënter zijn, is één ding. SKM helpt het vsv Zaanstreek ook bij het boeken van voortgang op een ingewikkeld onderwerp: de integrale geboortezorg. De overheid wil dat de hele keten van gynaecologie, verloskunde en kraamzorg beter op elkaar wordt afgestemd. Daar hoort meer samenwerking bij, soms een andere werkverdeling, én minder geld om te verdelen. vsv. Niemand wil zich tekortgedaan voelen; dat tot uiting laten komen in de samenwerking vraagt kunst- en vliegwerk.

Balanceren met belangen

‘We begeven ons op elkaars terrein’, zegt Stef Kaandorp. Wie ziet een cliënte op welk moment? Dat is ingewikkeld. Er kunnen belangentegenstellingen ontstaan, er spelen ook financiële belangen. ‘Maar door onze andere manier van praten, kun je kunt niet meer zeggen: deze patiënte wil ik houden want ik moet mijn hypotheek betalen. Doordat je je argumenten moet geven, kom je uiteindelijk uit bij de vraag: wat is de best mogelijke zorg die we kunnen leveren?’

De cliënt komt centraal te staan

Dankzij het open uitwisselen van argumenten, dat gebeurt als iemand overwegend bezwaar heeft bij een voorstel, wordt het mogelijk dat écht de patiënt centraal staat, zegt Marie-José Duarte Ribeiro. ‘Mensen moeten kleur bekennen. Dat geldt voor iedere beroepsgroep in de keten.’ Afspraken over huisbezoeken tussen verloskundigen en kraamzorg, een heikel punt (want allebei willen dat soms, en hoe verdeel je dat dan?), en over 30-wekenconsulten tussen gynaecologen en verloskundigen (niet alle verloskundigen vinden dat die consulten bij de gynaecoloog wat toevoegen) zijn nu in de maak, met kleine stapjes.

Hoe verder

Al met al zijn de drie leden van de besluitcirkel tevreden over de pilot. Er wordt beter vergaderd, de stroperigheid is weg. Er worden goede besluiten genomen, en de samenwerking in de keten krijgt vorm. En verder? Stef Kaandorp, de voorzitter, zegt: ‘Ik zou graag een duo-voorzitterschap doen, samen met een verloskundige.’ Lisette Walk, de verloskundige, zegt: ‘Ik ben blij met Pieter van der Meché, die als onafhankelijk gespreksleider het vertrouwen van alle ketenpartners heeft.’

Marie-José Ribeiro Duarte, directeur van De Kraamvogel: ‘Ik kom uit de zakelijke dienstverlening, daar bestaan ook belangentegenstellingen. Maar die zijn niet zo groot als nu in de geboortezorg. Dat is ook logisch, er staat verandering in bekostiging op het spel. Dat sociocratie het dan mogelijk maakt om in deze sector goed samen te werken, is fantastisch.’

Wilt u ook strakker vergaderen, gedragen besluiten nemen en beter samenwerken? Wij helpen graag. Bel ons op 010-4523289, of mail naar info@sociocratie.nl.