‘De kloof tussen management en medewerkers is weg’

Om van het wij-zij-gevoel in vergaderingen af te komen, zette Ivet van der Eerden, hoofd van de afdeling VU-NT2 aan de Vrije Universiteit, de SKM in. Met succes. ‘ Mensen identificeren zich weer met hun rol. Het werkplezier is terug.’

Ivet van der Eerden is leidinggevende van de afdeling VU-NT2 aan de Vrije Universiteit in Amsterdam. Er werken circa vijftien mensen: trainers, coördinatoren en secretariaat. De afdeling geeft cursussen Nederlands aan hoogopgeleide anderstaligen, leidt docenten op, ontwikkelt onderwijsmateriaal en geeft advies. Hoeveel werk er is, is afhankelijk van de instroom van nieuwkomers. ‘Nu hebben we het heel druk’, zegt Van der Eerden. ‘Een paar jaar geleden zeiden we nog tegen aspirant-docenten: er is misschien geen werk voor je. Als organisatie moeten we dus flexibel zijn.’

Snel beslissen

Om flexibel in die markt te opereren, móet je als management dingen kunnen afkondigen, is Van der Eerdens overtuiging. Maar dat was lastig. ‘Medewerkers voelden zich dan niet serieus genomen, en hun motivatie nam af.’ Terwijl iedereen echt van goede wil was, zowel de coördinatoren als de docenten. ‘Toch was er onbegrip als een coördinator zaken regelde over bijvoorbeeld ondersteuning rond de lessen, of vroeg of een trainer iets extra wilde doen.’ De toegenomen verzakelijking aan de VU hielp ook niet: minder uren voor hetzelfde of meer werk maakte mensen ook minder toeschietelijk. ‘Tijdens de vergaderingen waren er soms moeilijke en emotionele momenten’, zegt Van der Eerden.

Zelfsturing

Om iets aan dat kloof-gevoel te doen, had Van der Eerden al eens aan zelfsturende teams gedacht. Toen een medewerkster SKM suggereerde, leek haar dat interessant vanwege het consentbeginsel: het idee van geen bezwaar zag ze ook voor zich bij zelfsturing. Niet iedereen in de afdeling stond meteen te trappelen om SKM te proberen. Besloten werd dus rustig te beginnen: Pieter van der Meché van het Sociocratisch Centrum zou een paar vergaderingen voorzitten. Het was juist in die bijeenkomsten dat de kloof binnen NT2 altijd voelbaar was.

Meteen resultaat

Van der Eerden blikt terug op de eerste vergadering in SKM-stijl. ‘Dat was een verademing. Iedereen voelde zich meteen al meer gehoord. We dachten eerst: wat dóet Pieter nou precies? Terugkijkend denk ik: dat persoon voor persoon bevragen in een ronde hielp enorm. We hoorden ook de “inslikkers” hun mening geven, mensen die normaal niet veel zeiden. In een consentronde kregen ze kort het woord om hun bezwaar toe te lichten, dan ging de ronde verder. Na de ronde kwam het bezwaar weer aan de orde. “Je hóeft niet in te stemmen met dit voorstel”, was Pieters boodschap. Na hun toelichting bleek dan met een kleine aanpassing aan het voorstel het bezwaar heel makkelijk op te lossen.’

Werkplezier is terug

Van der Eerden was onder de indruk, van de rondes én van het omgaan met de bezwaren: ‘Zo’n kleine aanpassing, daar zou ik niet aan hebben gedacht. Ik zou hebben ingeschat: hier is wel genoeg draagvlak voor, we gaan het doen.’

Een keer of vijf, zes heeft NT2 nu op sociocratische wijze vergaderd. ‘De coördinator en ik zien dat het werkplezier terug is’, aldus Van der Eerden. We werken niet per se efficiënter, maar mensen identificeren zich weer meer met hun rol.’

Vergaderingen verlopen soepeler

En de vergaderingen gaan zeker beter, vindt Van der Eerden. ‘Het verschil tussen beleid en uitvoering is bijvoorbeeld verhelderend: over zaken in de uitvoering hoef je niet in de kring te besluiten. De coördinator heeft bijvoorbeeld een domein waarbinnen ze zelf beslissingen kan nemen.’ Het leren werken met SKM gaat werkendeweg: ‘Elke keer krijgen we een dosis theorie over de methode, die we meteen kunnen toepassen.’

Betere besluiten

Door het gebruik van consent zijn de besluiten nu beter, vindt Van der Eerden. ‘Het consent werpt als het ware zijn schaduw vooruit. Je gaat je er persoonlijk over uitspreken, dan moeten voorstellen goed onderbouwd zijn met argumenten en zonodig met cijfers. Ik had onlangs iets geagendeerd, omdat ik de mening van het team wilde horen. Zeiden sommigen: “Op basis van deze informatie kan ik er nog niks over zeggen, ik mis deze en deze informatie.” Zonder consent zouden een paar mensen hun mening hebben gegeven en zou ik hebben gedacht: dat is dan geregeld. Door het consent is de kwaliteit van besluiten beter.’

Belangstelling van collega’s

Inmiddels heeft VU-NT2 een kringstructuur (zes kringen) met afgevaardigden. Er resten nog wat organisatorische vragen (moeten deels dubbelende functies worden samengevoegd?), en ook de gespreksleider voor de centrale kring, moet nog gekozen worden. De afdeling NT2 is dus nog volop aan het leren.

Maar Van der Eerden is enthousiast, haar verhalen over het hervonden werkplezier leiden tot belangstelling van andere afdelingen. Men wil graag weten hoe VU-NT2 dat voor elkaar heeft gekregen.

Ze vertelt dat op de VU veel medewerkers ‘de naschokken van een aantal reorganisaties nog altijd voelen’. VU-NT2 bleef bij de laatste grote ronde ongemoeid. Maar voor andere delen van de grote VU-organisatie zou SKM een goed instrument kunnen zijn om medewerkers actief bij de besluitvorming te betrekken, denkt ze, en zo de motivatie weer terug te brengen.

Ook die kloof in uw organisatie overbruggen? En het werkplezier terugbrengen? Wij komen u graag vrijblijvend uitleggen hoe we u kunnen helpen Bel 010-4523289.

Of kom naar de introductiebijeenkomst in Rotterdam. Kijk voor meer informatie in de agenda (www.sociocratie.nl/cursussen/agenda)