Kwaliteit van vergaderingen met elkaar evalueren
Bespreken van ieders verwachtingen en ervaringen is een krachtige start voor het verbeteren van de kwaliteit van vergaderingen. RateYourMeeting is een praktisch hulpmiddel om het onderlinge gesprek over de kwaliteit van vergaderingen op gang te brengen.
Vergaderen: moet je dat wel willen?
Er worden hele boeken over geschreven … ‘Stop met vergaderen!’. Regelmatig horen wij frustraties over vergaderingen: saai, tijdsverspilling, één-richtingsverkeer, levert niks op, uiteindelijk heb je toch geen invloed, etc. Vergaderingen worden beleefd als overbodig. Anderzijds worden veel verschillende overleg- en werkvormen ingezet om tot meer energieke en interactieve bijeenkomsten te komen. Vergaderen, moet je dat wel willen?
Het hangt natuurlijk vooral af van het doel dat je voor ogen hebt: is dat het team bijpraten over de laatste ontwikkelingen, een snelle onderlinge update over ieders lopende activiteiten of het maken van gezamenlijke werkafspraken? Het gaat ons vooral om de laatste categorie: het maken van heldere werkafspraken (beleid) over de manier waarop we willen werken aan een gezamenlijk doel. Flexibele, gezamenlijke afspraken, waar binnen ieder in vertrouwen, vrijheid en verbinding in volle vaart vooruit kan!
Criteria voor beoordelen kwaliteit vergadering
In een eerder artikel heb ik een opsomming gegeven van acht criteria, die je kan gebruiken voor het evalueren van de kwaliteit van een (beleids-) vergadering. Hartelijk dank voor alle reacties! Het blijkt dat het vaststellen van de belangrijkste criteria al tot boeiende en waardevolle gesprekken kan leiden. Mooi! Want daar is het precies voor bedoeld.
Reden te meer om met mijn collega’s binnen TSG-Nederland de koppen bij elkaar te steken. We komen tot zes criteria om de kwaliteit van een vergadering te evalueren en zeven randvoorwaarden voor een effectieve vergadering. We blijven nieuwsgierig naar vragen, reacties en suggesties.
In gesprek over je eigen vergaderingen
Het blijkt vaak lastig om in je eentje tot verbetering van de kwaliteit van overleg te komen. Ook al heb je zelf ideeën en/of ervaringen over hoe het anders kan. Onze tip: begin eens met samen evalueren hoe ieder de vergaderingen beleeft en welke verwachtingen er leven. Die kunnen sterk verschillen: de één wil snel knopen doorhakken, de ander wil dat eerst alle mogelijkheden moeten worden onderzocht of betrokkenen worden geraadpleegd. Alleen al het uitwisselen van dit soort beelden is heel waardevol.
Aan te vragen: praktisch hulpmiddel: RateYourMeeting
RateYourMeeting is een praktisch hulpmiddel dat je kunt gebruiken om het onderlinge gesprek over de kwaliteit van vergaderingen op gang te brengen. Het bestaat uit een beschrijving van onze selectie van kwaliteitscriteria en randvoorwaarden en een eenvoudig scoreformulier (op papier of online) dat je door alle deelnemers kunt laten invullen. Op basis van de resultaten kan je met elkaar in gesprek over wat goed gaat en wat misschien beter kan.
Belangstelling?
Wij zijn op zoek naar nieuwsgierigen, die RateYourMeeting in hun eigen praktijk willen uitproberen. Ben jij er daar één van? Laat het ons dan horen door te reageren op dit artikel of via e-mail: pvandermeche@sociocratie.nl
In een volgend artikel bespreken we een aantal concrete acties, waarmee je op basis van sociocratie de kwaliteit van je vergaderingen kunt verhogen. Zoals: werken in rondes, aanstellen van een gespreksleider (liefst een ander dan de leidinggevende) en besluitvorming op basis van consent (in plaats van consensus of meerderheid).
Plaats een Reactie
Meepraten?Draag gerust bij!