Liever vergaderen dan netflixen

Je bent niet de enige die dit weleens denkt tijdens een meeting. Je collega’s denken het ook. Misschien wel op momenten dat het voor jou juist interessant wordt. Dan gaan zij koffie halen, of stiekem een stukje van hun favoriete Netflixserie kijken.

Met deze tips kun je vergaderen effectiever maken. Daardoor wordt het ook leuker, want je komt eruit met het gevoel: we zijn lekker opgeschoten met elkaar.

Heel veel tips vind je al in eerdere blogs. Dit keer een paar hacks voor de agenda van je vergadering.

1: Houd de agenda voor iedereen interessant
Met een goede agenda kun je veel ellende/afhakers voorkomen.
Houd daarom voorafgaand aan de vergadering alle agendapunten kritisch tegen het licht. Bij elk punt is steeds de hamvraag: is dit echt voor iedereen aan tafel de moeite waard om te bespreken? Vaak kom je dan op algemenere onderwerpen uit. Beleidsonderwerpen.
Dus die mededelingen van de leidinggevende waar je al snel een half uur naar zit te luisteren? Niet doen. Te lage ‘met elkaar’-factor.

Nog beter wordt het als je op de vergadering zelf de agenda met consent vaststelt. Dat is een goede check om erachter te komen dat iedereen aan tafel alle onderwerpen zinvol vindt.

2: Doe aan verwachtingenmanagement
De tweede tip gaat ook over de agenda. Want bij de punten die overblijven na de vraag van hierboven, kun je nóg een vraag stellen. Namelijk: hoever wil je ermee gaan, wat wil je met het onderwerp? Dan doe je als het ware aan verwachtingenmanagement. Het is niet erg als je niet over elk agendapunt een besluit neemt.

Misschien is het daar nog te vroeg voor, en moet je eerst de meningen peilen over een rapport, reacties vanuit verschillende hoeken horen. Verschillende mensen zien allemaal een ander stukje van de werkelijkheid. Het kost tijd om die werkelijkheden te horen, om de puzzelstukjes te verzamelen. Ze dan ook nog aan elkaar te puzzelen, dat lukt lang niet altijd in één vergadering. (Om de verschillende fases van beeldvorming, meningsvorming en besluitvorming uit elkaar te houden, kun je rondes gebruiken.)

Dus dan blijft het bij puzzelstukjes verzamelen. Als je dat hebt gedaan met je team, is het klaar. Als je dat vermeldt bij het agendapunt, weet iedereen wat hij kan verwachten. De rest doe je dan de volgende keer. Dan is het geen uitstel of doorschuiven (daar klagen mensen vaak over). Het is je plan.

3: Investeer in een goede gespreksleider
Dan nóg kan het gebeuren dat een discussie diep de spreadsheets in duikt. Zo zijn wij mensen gewoon, voor je het weet dwalen we af. Dan is een goede gespreksleider je redding.
Een goede gespreksleider wijst al te enthousiaste diepduikers elegant doch vastberaden op de koers die was uitgezet. ‘Dames, heren, dit punt was bedoeld voor meningsvorming, niet voor de details van de uitvoering. Die kunnen jullie samen beter buiten deze meeting bespreken. Anders zit de rest zo dadelijk te netflixen!’

Laat trouwens eens iemand anders de vergadering leiden dan de leidinggevende. Want eerlijk is eerlijk: lang niet elke leidinggevende heeft er het talent voor. Een teamlid kan het misschien veel beter. Zo kan de leidinggevende zich beter concentreren op de inhoud. En, verrassing, ze heeft méér controle over het team. Deze dames kunnen je haarfijn uitleggen hoe dat zit.