Meekijken met een SKM-vergadering

Samenwerken én autonoom blijven: zo doe je dat

Sociocratisch vergaderen, hoe gaat dat in zijn werk? De organisatie In Zwang bood een kijkje in de keuken met een vergadering voor publiek. Deelnemers tackelden een ingewikkeld onderwerp, met positieve uitkomst. Het publiek was onder de indruk.

Door Agnes Goldenbeld

In Zwang is een samenwerkingsverband van zorgaanbieders rond zwangerschap en geboorte in Gouda. Verloskundigen, gynaecologen en kraamverzorgenden werken er samen in een verloskundig samenwerkingsverband. Vanaf 2017 moet dat overal in Nederland gebeuren van de overheid, om de dienstverlening te verbeteren en de kosten te drukken. Ook elders in de zorg- en welzijnssector is deze beweging gaande.

Samen optrekken moeilijk

Die ‘verplichte samenwerking’ kan moeilijk zijn. Voor zelfstandige organisaties is het vaak lastig om zich met partners te verbinden en tegelijkertijd autonomie te behouden. Het realiseren van het gezamenlijke doel komt onvoldoende uit de verf, doordat het belang van de eigen organisatie voorop staat. Vaak is er zorg dat een sterke partner gaat overheersen.

Succes blijft niet onopgemerkt

In Gouda werken zorgaanbieders rond zwangerschap en geboorte al sinds 1995 samen, en sinds 2006 onder de naam In Zwang. Samen besluiten nemen bleek een van de moeilijke onderdelen, men deinsde ervoor terug. Om knopen door te kunnen hakken, ging In Zwang in 2012 de SKM gebruiken. Dat gaat heel goed, en collega’s in de regio merken dat ook op. Op 26 juni organiseerde In Zwang daarom een mini-symposium om ervaringen te delen. Ruim vijftig belangstellenden kwamen naar de Stadskamer van Gouda. Pieter van der Meché van het Sociocratisch Centrum was er ook. Hij begeleidde In Zwang bij de implementatie van de SKM en was gespreksleider bij de openbare vergadering.

Ervaringen

Volgens Eric Hallensleben, voorzitter van In Zwang en gynaecoloog in het Groene Hart Ziekenhuis, is het bij samenwerking belangrijk om te bepalen door wie en op welke manier besluiten worden genomen. Als bestuurders bijvoorbeeld beslissingen nemen, die niet uitvoerbaar blijken, dan zal de praktijk niet verbeteren. Wil die praktijk verbeteren, dan zullen juist uitvoerenden invloed moeten krijgen op de besluitvorming.

Invloed van uitvoerenden

Volgens Hallensleben en Cobi van de Coevering, eerstelijns verloskundige en lid van In Zwang, is SKM een goede manier om die invloed van uitvoerenden vorm te geven. Het leidt tot het werkelijk nemen van besluiten, met ieders instemming. Verschillende belangen en inzichten worden op een feitelijke manier op elkaar betrokken. Er ontstaat respect voor elkaars professionaliteit en een vertrouwensbasis voor verdere samenwerking.

SKM moet je leren

Training van alle leden van het samenwerkingsverband is wel nodig, stelden de twee. Anders vallen mensen terug in oude reflexen van strijd om het eigen gelijk. Verder moet de wil tot samenwerken er zijn. Zonder dat loopt elke samenwerking spaak. Ten slotte vraagt deze manier van besluiten nemen om een deskundige gespreksleider en notulist.

Live vergadering

Tijdens het symposium demonstreerde in Zwang de methode in de praktijk door een vergadering te houden, in aanwezigheid van de toehoorders. Aan de vergadering nemen zestien leden deel: gynaecologen, eerste- en tweedelijnsverloskundigen en kraamverzorgenden. Op de agenda stond: een mogelijke aansluiting van het Groene Hart Ziekenhuis bij In Zwang.

De voorzitter van het bestuur lichtte een notitie toe, die hij over het onderwerp had geschreven. Een voor een kreeg ieder de kans om verduidelijkende vragen te stellen en informatie te geven die relevant was voor het onderwerp.

Voors en tegens

Tijdens deze beeldvormende ronde kwamen verschillende aspecten op tafel. Het onderwerp bleek gevoelig te liggen. Het ziekenhuis speelt weliswaar een belangrijke rol bij zwangerschap en geboorte, maar verschillende leden van het samenwerkingsverband waren huiverig om een zo grote partner als lid toe te laten. Zij waren bang om ondergesneeuwd te raken of tegen elkaar uitgespeeld te worden. Anderen vonden echter dat deelname van het ziekenhuis aan In Zwang ook een voordeel kan zijn: dan wordt het mogelijk om met elkaar in gesprek te gaan over afstemming van zorg.

Klein Duimpje en de reus

In de meningvormende ronde kwam naar voren dat consequenties van deelname nog niet helder zijn. De vraag rees of het ziekenhuis en In Zwang hetzelfde doel hebben. Het gevoel Klein Duimpje te zijn ten opzichte van het ziekenhuis, bleek minder een grote bedreiging dan gedacht, omdat besluiten nemen op sociocratische wijze alle deelnemers beschermt. ’We kunnen misschien een proefperiode afspreken’, werd geopperd.

Voorstel

Op basis van het gehoorde deed de gespreksleider in besluitvormende ronde een voorstel:

• Bespreken met het ziekenhuis of het met In Zwang een gedeelde visie, missie en doelstelling heeft over zorg rond zwangerschap en geboorte.
• Vragen of er interesse is in deelname.
• Twijfels en zorgen bespreken.
• Dit gesprek laten voeren door een aantal kritische (bestuurs)leden van In Zwang.
• De uitkomsten van het gesprek terug laten komen op de volgende vergadering en dan een definitief besluit over deelname op proef nemen.

Geen toneelstukje

Dit voorstel kreeg consent, en de vergadering werd afgerond. Hallensleben besloot met de opmerking dat de vergadering echt was en dat de bijeenkomst een realistisch beeld gaf van de reguliere vergaderingen. Het besluit dat In Zwang met consent nam, wordt werkelijk uitgevoerd.

Positief publiek

Na afloop waren toehoorders onder de indruk. Ze vonden het onder meer mooi om te zien dat ieder lid van de vergadering medeverantwoordelijk is: als je deelneemt, kun je niet je mond houden. Een aanwezige stelde dat in haar werkkring waarschijnlijk een strijd zou zijn losgebarsten en dat degene met de grootste mond waarschijnlijk zijn zin had gekregen. In deze vergadering daarentegen was duidelijk dat de argumenten van iedereen ertoe doen.

Een andere aanwezige viel op dat ondanks de stevige bedenkingen bij het plan, er toch geen stagnatie optrad. Integendeel, er werd een stap vooruit gezet, met respect voor ieders mening.

Van de openbare vergadering is een film gemaakt. Bekijk hem hier.

——————————————————————————-

Ook geïnteresseerd in deze constructieve manier van vergaderen?

• Neem contact op met het Sociocratisch Centrum voor een vrijblijvend gesprek, 010-4523289.
• Of speel het Consentspel en ervaar hoe de creativiteit in een groep kan groeien!

Vraagbaak

Na afloop van de openbare vergadering wilden de toehoorders graag meer weten over de werkwijze die In Zwang hanteert. Een selectie uit de vragen.

• Hoe lang duurt het voordat je dit op de rails hebt?
  Minimaal zes vergaderingen.
• Consent houdt in: geen overwegend beargumenteerd bezwaar. Wie weegt dat?
  Iedere deelnemer doet dat zelf. Het is fascinerend om mee te maken. In de eerste ronde weten deelnemers vaak zeker dat iets op een bepaalde manier moet. Even later geven ze consent aan een ander voorstel, omdat ze zich realiseren ze een deel van de werkelijkheid over het hoofd zagen. Op basis van informatie van de andere deelnemers zien ze dat deel nu wel.
• Wat gebeurt er als je een bezwaar niet kunt wegnemen?
  Het is belangrijk om de spanning in de kring te laten liggen. De leden zijn er samen verantwoordelijk voor of ze dit lang of kort willen laten duren. Een andere optie is om de beslissing te laten nemen in de naasthoger gelegen kring.
• Wordt het proces van besluitvorming anders als nieuwe partijen aanschuiven?
  De eerste reactie is dan: nu moet ik oppassen. Als de doelstelling wordt onderschreven en consent regeert, is er niets aan de hand. Als je met SKM werkt, is er geen gevecht om de machtspositie, maar moet je je op elkaars werkelijkheden betrekken.