Incompany cursus SKM

Meer draagvlak voor besluiten dankzij afgevaardigde

Tijdens een gecombineerde training van SKM & Verbindend Communiceren ervoer de Herenwaard-school in Rotterdam de verbindende kracht van de afgevaardigde. ‘Iedereen heeft nu gezien hoe alle standpunten zijn verwoord.’ Ook geleerd: sociocratie is prima te integreren in andere manieren van werken.

Op Herenwaard, een school voor leerlingen met verstandelijke handicaps, werkt een team van circa 20 docenten en 20 klassenassistenten. docenten. Allemaal met hart en ziel betrokken, bij hun leerlingen én bij hun organisatie. Maar die betrokkenheid efficiënt organiseren, hoe doe je dat? Zodat je niet eindeloos zit te praten, en informatie heen en weer koppelt, en besluiten in masseert?

Verbinding tussen kringen

Tijdens twee studiedagen ervoer het team van Herenwaard dat afgevaardigden een belangrijke verbinding zijn tussen verschillende lagen in organisaties. Het experimenteerde met een sociocratische kringvergadering, en met afgevaardigden. Van dat werken met afgevaardigden dacht Christina Rozenburg, lid van het MT : ‘Zo, dat scheelt tijd! En iedereen heeft veel meer vrede met wat er is besloten.’

Een soort van afgevaardigden had Herenwaard eerder al zelf ingesteld, om de communicatie te verbeteren: contactpersonen werden ze genoemd. ‘Zij vertegenwoordigen een groep medewerkers die met hetzelfde type kind werkt, en zijn woordvoerder van deze groep’, legt Christina Rodenburg uit. ‘Voorafgaand aan vergaderingen met het MT ging ik, of een van mijn MT-collega’s, praten met alle contactpersonen, dat waren er toen vier. Zo hoorden we hoe zij en hun afdelingscollega’s tegen onderwerpen aan keken, wat zij graag besloten zagen.’ En na de MT-vergadering vertelde ze de contactpersonen wat het MT had besloten.

Helemaal vlekkeloos werkte dit niet. Collega’s waren nogal eens teleurgesteld als hun voorkeur of idee het niet geworden was, hoe goed Rodenburg ook probeerde uit te leggen hoe het besluit tot stand was gekomen.

Afgevaardigde besluit volwaardig mee in MT

Tijdens de training, afgelopen voorjaar, ging het MT sociocratisch vergaderen. Op advies van Pieter van der Meché, trainer van het Sociocratisch Centrum, deden de contactpersonen mee. Ze mochten ook meebeslissen, met consent, net als afgevaardigden. Met het MT waren zij de ‘binnenkring’, een stuk of 8 mensen in totaal. In de ‘buitenkring’ zaten de andere teamleden, zij konden als toeschouwers alle discussies volgen. Er werd opgesplitst om de vergadergroep behapbaar te houden.

Het scheelt tijd en ruis

Hoe beviel het experiment met de afgevaardigde? ‘Ik vind het heel prettig dat de contactpersonen zelf aan tafel zaten’, zegt Christina Rodenburg. ‘Omdat het iedereen tijd scheelt, en omdat de contactpersonen de informatie onvervormd krijgen. Wat de tijd betreft: ik hoefde niet vooraf en achteraf met ieder afzonderlijk te praten. Dat scheelde me een aantal afspraken, en dus tijd. Wat betreft de informatie-overdracht: de contactpersonen hebben de hele discussie meegemaakt, alle nuances besproken zien worden. Niemand kon zeggen: je hebt mijn standpunt niet goed overgebracht.’

Meer begrip voor besluiten

En de buitenkring? Rodenburg: ‘Die heeft gezien dat er in het MT verschillende opvattingen zijn over een onderwerp, dat er dus veel gediscussieerd wordt. Als je alleen het resultaat hoort, zo van: dit hebben we besloten, lijkt het of er maar één mening bestaat in het MT. En dat is niet zo. “Ik snap veel beter wat jullie doen”, zei een van de medewerkers.

Sociocratie kun je succesvol combineren

Directeur Diddy Haasnoot van de Herenwaard-school was tevreden over de opbrengst van de training. Zij is het die haar team kennis wilde laten maken met sociocratie. In het directeurenoverleg van de stichting Boor, waar Herenwaard onder valt, vindt ze de sfeer enorm verbeterd sinds ze daar sociocratisch vergaderen.

‘Ik heb echt overwogen om te stoppen met dat werkoverleg’, zegt Haasnoot. ‘Iedereen wilde altijd lang zijn zegje doen – ook al verschilde het maar een millimeter met de vorige spreker. De sfeer was slecht, steeds kwam men terug op besluiten. Maar door het consent veranderde dat, we moesten samenwerken. Onder leiding van Pieter van der Meché hebben we op een zachte manier een stel harde noten gekraakt. Met die positieve manier van werken wilde ik mijn team kennis laten maken.’

Verbindend communiceren

De combinatie van sociocratie en verbindend communiceren ligt voor de hand, vindt Haasnoot. ‘Taal heb je nodig om sociocratisch te vergaderen. Hoe je dingen zegt, kan veel uitmaken.’ Verbindend communiceren gaat uit van het verantwoordelijkheid nemen voor en benoemen van ieders eigen behoeftes, op een constructieve manier.

Voor adviseurs van het Sociocratisch Centrum is de combinatie sociocratie-verbindend communiceren een bekende. Een aantal jaren geleden waren veel trainers die werkten met ‘geweldloze communicatie’, zoals de communicatiemethode toen heette, geïnteresseerd in SKM. Het bood een waardevolle aanvulling op hun gedachtengoed, omdat het hielp besluiten te nemen als iedereen zijn gevoelens en behoeften had uitgesproken.

Wilt u ook sociocratie matchen met een andere manier van werken? Neem gerust contact met ons op, 010-4523289 of info@sociocratie.nl, wij helpen u het beste uit beide te halen. Een oriënterend gesprek is gratis.