Opleiding

Met meer overtuiging SKM aan de man brengen

Dit voorjaar deden tien deelnemers de opleiding tot sociocratisch organisatiedeskundige. Agnes Goldenbeld was een van hen. ‘Ik besef nu meer: met SKM geef ik klanten handvatten zodat ze zelf steeds nieuwe vraagstukken kunnen oplossen.’

Goldenbeld werkt onder meer in organisaties die vrijwilligers inzetten, in bijvoorbeeld wijkwerk en (terminale) zorg. Sinds 2012 gebruikt ze de SKM. ‘Ik had behoefte aan meer verdieping om de methode beter over te kunnen brengen. Die heb ik gevonden in deze cursus, door de lesstof en door de ervaringen van mijzelf en mijn medecursisten. Nu voel ik me zekerder om de SKM aan de man te brengen.’

Metingen terugkoppelen
Tijdens de opleiding had Goldenbeld een paar aha-momenten. Bijvoorbeeld toen het ging over het terugkoppelen van gegevens uit evaluaties van een kring. Goldenbeld: ‘Zulke uitkomsten bespreek je met het management, zo zat het in mijn hoofd.’ Dit klinkt misschien voor de hand liggend, maar in veel organisaties worden meetgegevens niet met uitvoerenden gedeeld. Zij weten dan bijvoorbeeld niet of hun afdeling de eigen doelen haalt en waarom dat wel of niet zo is. In de cursus begreep Goldenbeld: die metingen zijn onderdeel van het kringproces. De kring voert immers beleid uit, en heeft die meetgegevens nodig om het eigen functioneren te beoordelen. Goldenbeld: ‘De kringleden kunnen dan ook bepalen wat ze ermee doen. Zo houd je het kringproces in stand, en dat is nodig om te kunnen bijsturen.’

De SKM, je groeit erin
Als adviseur moet je ‘in de SKM groeien’, denkt Goldenbeld, en het opleidingstraject van het Sociocratisch Centrum maakt dat mogelijk. Dat ‘erin groeien’ is nodig omdat de SKM zo anders is dan de gebruikelijke manieren van werken: ‘Ook ik ben eraan gewend om mensen te overtuigen van mijn standpunt, bijvoorbeeld. Of om als leidinggevende in een “ja-maar”-reactie te schieten als medewerkers het niet met me eens zijn.’ Alle onderdelen van de opleiding van het Centrum (eerst cursus voor managers en organisatie-adviseurs, dan scholingsdeskundige worden, dan organisatiedeskundige) bieden ruime gelegenheid voor het inbrengen van eigen leervragen en voor het leren van anderen.

Gedoseerd toedienen
In de opleiding tot organisatiedeskundige werd het Goldenbeld nóg duidelijker: met de SKM verkoop je een proces. Goldenbeld: ‘Een proces dat de organisatie uiteindelijk zichzelf in staat stelt om creatieve oplossingen te verzinnen voor problemen. Als adviseur bied je dat proces het beste aan in stapjes, dan kunnen klanten het overzien. Aan de methode snuffelen, hem ervaren. Dat maakt het behapbaar. Zo kan ik klanten betere aanbiedingen doen voor dienstverlening.’

Coaching door ervaren adviseurs
Bij deze aanpak in stukjes is Goldenbeld blij dat ze een beroep kan doen op een ervaren SKM-consultant. Want dat is het volgende deel van de opleiding: een organisatie begeleiden onder supervisie. Goldenbeld: ‘Dat is echt de meerwaarde van deze opleiding: dat ik een hele korte lijn heb naar die schat aan jarenlange ervaring en deskundigheid. Want uit een boekje alleen valt de SKM niet over te dragen. Dan kom je niet los van je oude manier van werken; dat ik mezelf te zeer alleen verantwoordelijk maak voor een te nemen besluit bijvoorbeeld.’

Houd de methode leeg
Ook een goede les uit de opleiding: als je klanten leert creatief te worden om hun problemen op te lossen, moet je hen niet gaan ‘voorzeggen’, ook als de klant erom vraagt. Goldenbeld: ‘Houd de methode leeg, geef geen pasklare oplossingen voor vragen die met de inhoud of lijnstructuur van de organisatie te maken hebben. Bij het ontwerpen van de kringstructuur, de besluitvormingsstructuur die je toevoegt aan de organisatie, volg je de lijnstructuur van je klant. Die is soms niet logisch. Daar moet je toch van afblijven, en de procesbegeleider blijven. Bijkomend voordeel: mensen kunnen, als ze het werken met de SKM moeilijk vinden, niet als reden daarvoor aanvoeren dat er dingen zijn veranderd in de structuur.’

Winstpunt 1. Ontspannen leidinggeven
Haar drie jaar werken met SKM hebben Goldenbeld ook persoonlijk gevormd. ‘Ik heb bijvoorbeeld minder last van “ja, maar”- reacties als iemand het niet helemaal met me eens is. In plaats daarvan denk ik: dat is ook een interessante mening , wat leert me dat? Iets anders: verantwoordelijkheid kan ik nu beter delen. In het hospice waar ik werk, hoef ik beleidsknopen niet meer in mijn eentje door te hakken, dat doen we in de kring. Het team van vrijwillige coördinatoren waarmee ik momenteel werk, vindt dat ook fijn. Ze vertellen me dat ze gehoord worden, en van vrijwilligers hoor ik het ook terug. Leidinggeven wordt zo veel ontspannener.’

Winstpunt 2: Vrijwilligers voelen zich meer verbonden
Goldenbeld: ‘Bij het werken met vrijwilligers is de notie van “eigenaarschap” belangrijk. Vrijwilligers voelen zich vaak heel verantwoordelijk voor hun werk, maar anderen nemen de beslissingen. Dat kan frustrerend zijn, en na verloop van tijd haken vrijwilligers dan af. Voordat ik met SKM werkte, gaf ik dat eigenaarschap vorm, zo goed en zo kwaad als het ging. Maar uiteindelijk besliste ik, of iemand anders. Dankzij de gelijkwaardigheid in de besluitvorming zijn vrijwilligers werkelijk eigenaar van hun werkzaamheden. De kwaliteit van hun werk neemt daardoor ook toe. Degenen die weten wat er in de praktijk wel en niet werkt, zijn nu ook de degenen die daarover beslissen. Er gaat minder energie zitten in frustraties en meer in plezierig werken.’

Winstpunt 3: Meer output met groepen
‘Dankzij de SKM heb ik ook altijd veel output in mijn advieswerk met groepen. Adviseurs zeggen soms: “Ik hoor graag jullie input”, en zijn dan zelf de hele tijd aan het woord. Maar door de openingsronde in de SKM-bijeenkomsten merkt een groep meteen: hé, ik heb inbreng, wat ik vind, doet ertoe. Dan worden de mensen actief. Niet alleen de groep is dan blij met de opbrengst van zo’n sessie, maar ik kan ook veel informatie terugkoppelen naar management of bestuur.’

Winstpunt 4: Minder lapmiddelen nodig
‘Tot slot: dankzij SKM hoef ik ook minder te werken met hulpmiddelen als tevredenheidsonderzoeken of bezoeken van bestuursleden aan de werkvloer. De informatievoorziening is al integraal georganiseerd, door de manier van vergaderen en de dubbele koppeling, als je die doet. De SKM maakt verbinding tussen de grote kaders en de werkvloer, het werk van alledag. Dat vind ik mooi.’

Agnes Goldenbeld is zelfstandig organisatie adviseur, in zorg en welzijn. (www. goldenbeldadvies.nl)

Meer over de opleiding tot organisatiedeskundige.