Zal ik, zal ik niet?

Overwegingen bij kiezen voor sociocratie

Beslissen om sociocratie in te voeren, daar gaat het nodige denkwerk aan vooraf. Welke overwegingen kunnen meespelen? Welke hobbels kun je tegenkomen? ‘Pas toen mijn partner begreep dat je niet alles met zijn allen beslist, ging ze overstag.’

Soup en Zo-eigenaar Jamie van der Meulen was ‘vanaf dag één’, zegt hij, ‘aan het nadenken over de vraag hoe hij zijn bedrijf goed vorm moest geven.’ Hoeveel autonomie de 2, later 3, winkels van Soup en Zo in Amsterdam nodig hadden om goed te draaien, én hoe hij de verbinding tussen kantoor en de winkels moest vormgeven (hij kocht het bedrijf in 2009). Soup en Zo verkoopt soep en salades, en doet ook catering. Er werken circa 55 mensen op de 3 locaties, een klein team zit op kantoor.

Zelfsturing: het overzicht ontbrak

Zelfsturende teams, waar het bedrijf begin 2017 mee was begonnen, had niet helemaal positief uitgepakt. De teamleden vonden het leuk om bloemen te bestellen of de kas op te maken, maar niemand had het overzicht over wat in hun vestiging gebeurde. ‘Vooral als routines veranderden, ging dat niet vlekkeloos, aldus Jamie van der Meulen. ‘Het was niet duidelijk wie dat dan moest organiseren’

Dus wat toen?

Dat de winkels veel zelf deden, was fijn. De soupies (zoals de winkelmedewerkers heten) en koks, onder wie veel parttime werkende studenten, namen bijvoorbeeld hun eigen collega’s aan. Dat scheelde Van der Meulen tijd (en ze wisten zelf beter wie goed in het team paste). Hij kon ook niet op 3 locaties tegelijk zijn. Maar dat overzicht was wél nodig.

‘Sociocratie heeft structuur en is ook flexibel’

Toen, halverwege 2017, de minpunten van zelfsturing duidelijk werden, dacht Jamie van der Meulen weer aan sociocratie. Hij vertelt: ‘Jaren geleden had ik er al eens van gehoord, via mijn vader. Hij is betrokken bij de bouw van Ecodorp Bergen, daar gebruiken ze het ook. Toen vond ik het al waanzinnig interessant. Voor Soup en Zo had ik me ook steeds afgevraagd: al die mensen, met deels kleine jobs, hoe organiseer je dat nou?

‘Sociocratie gaf een duidelijk beeld hoe je dat kon structureren, met de nodige flexibiliteit, en dat je toch kunt sturen.’ Zijn rechterhand Lievnath Faber, die veel projecten doet op kantoor, zegt: ‘Toen Jamie zei: ik heb met iemand van het Sociocratisch Centrum gepraat, zei ik: o, heel interessant! In mijn woongroep gebruiken we het ook.’

Zelfsturing en leiding, het hoeft elkaar niet te bijten

Van der Meulen had met het Sociocratisch Centrum gebeld, omdat hij benieuwd was of sociocratie echt iets was voor Soup en Zo. Pieter van der Meché kwam twee keer praten. Van der Meulen hoorde oplossingen voor vragen waar hij mee zat. Dat overzicht in handen van één iemand een winkel goed doet, zonder dat diegene meteen een autoritaire manager hoeft te zijn. Zelfsturing en managen, het kon samen.

En er was meer wat aanlokkelijk leek. Jamie van der Meulen: ‘Ik had behoefte aan structuur, aan een soort verbinding met de medewerkers die er gewoon ís.’ Die kringstructuur kon dat bieden, met de dubbele koppeling.’ Nu was verbinding er meestal één op één: als Van der Meulen wilde sparren, zocht hij iemand in het bedrijf die hij leuk vond, die iets wist van waar hij over nadacht op dat moment.https://sociocratie.nl/sociocratische-kringorganisatiemethode/#Gekoppelde%20beleidskringen

Bij die kringstructuur hoort ook: regelmatig vergaderen. Dan benut je de dubbele koppeling ten volle. ‘Vergaderen deed ik zo min mogelijk, ik krijg de kriebels van spreken in een groep. Maar niet vergaderen ging ten koste van de verbinding.’ Beleidsoverleg, om de twee maanden, zou uitkomst kunnen bieden.

Dubbele koppeling maakt eind aan spagaat coördinatoren

De dubbele koppeling, die vond Van der Meulen nog om een andere reden goed. Die draagt niet alleen bij aan verbinding, maar kon ook een oplossing zijn voor een moeilijke spagaat. ‘Toen we nog coördinatoren in de winkels hadden, dat was voordat we zelfsturende teams hadden, merkte ik een loyaliteitsconflict bij hen. Als ze met mij praatten, was ik hun beste vriend. Als ze in de winkel met hun collega’s praatten, waren die hun beste vriend.’ Met een medewerker als afgevaardigde in de bedrijfskring, naast de coördinator (die dus weer zou terugkeren), zou de coördinator uit die spagaat komen.

Learing by doing

Van der Meulens plan was aanvankelijk: cursus doen bij het Sociocratisch Centrum, en dan zelf de methode invoeren bij Soup en Zo. ‘Pieter zei: je kunt beter learning by doing doen, dat werkt beter [een scholer van het Sociocratisch Centrum begeleidt dan een aantal vergaderingen van het bedrijf, red.]. En dan begeleiden we je een jaar. Dat klonk eigenlijk heel prima en haalbaar.’

Niet iedereen enthousiast

Van der Meulen wilde dus wel beginnen. Maar zijn vrouw en broer, die ook in de zaak werken (zijn vrouw is mede-eigenaar, zijn broer stond destijds in een winkel) moesten niks van sociocratie hebben. ‘Mijn broer was blij dat we van die coördinatoren af waren, hij wilde geen managers meer. En mijn vrouw zei: dit wordt allemaal veel te stroperig, het kost te veel tijd. Ik wil in de winkel gewoon soep kunnen maken.’

Dus kwam Pieter nog een keer praten, alle soupies die geïnteresseerd waren konden ook aanschuiven. ‘Hij legde uit dat het werk gewoon doorgaat, dat consent niet geldt voor alle beslissingen. Toen gingen mijn broer en vrouw akkoord, met gezonde tegenzin.’

Hoe zit het met de zeggenschap over je bedrijf?

Het consent, het is een beetje ingewikkeld begrip als je ermee begint. Want tot hoever gaat de medezeggenschap van medewerkers? Kunnen ze je dwingen iets te doen wat jij niet wilt? Van der Meulen: ‘Pieter was daar heel duidelijk over. Als iemand zegt: ‘We moeten hamburgers gaan verkopen’, dan gaat dat niet gebeuren zonder consent van de directie. De kern van je bedrijf valt niet aan te tasten met sociocratie.’

In de loop van 2018 begon de invoering. Daarvoor heeft Soup en Zo financiële hulp gekregen van de Endenburg Foundation. Nadruk bij de aanvraag lag op de combinatie van zelfsturing en het komen tot gedragen besluiten, en de verbinding tussen de winkels en het kantoor.

‘Interne communicatie is nu stukken beter’

De invoering van sociocratie is nog niet klaar. Toch kan Jamie van der Meulen een voorlopige balans opmaken, en die is positief. ‘Ik ben er zelf heel blij mee. De communicatie tussen de winkels en kantoor is stukken beter, door de dubbele koppeling. Al is de kans groter dat ik nu ook hoor wat ik liever niet hoor… De regelmatige vergaderingen vind ik ook fijn. Het geeft me ook kracht. Want als ik nu een idee heb, kan ik dat in de bedrijfskring neerleggen, en dan komt het via deze kring bij iedereen in de winkels terecht. De structuur geeft me veel houvast.’

Lievnath Faber, die veel op kantoor werkt, zag het resultaat van de gestructureerdere communicatie laatst in haar mailbox. ‘In de bedrijfskring hadden we het gehad over verduurzaming van Soup en Zo. Daarna kreeg ik meteen mails van soupies, die allemaal ideeën gaven voor hoe we daarmee aan de slag konden. Informatie gaat écht van de ene kring naar de andere. De betrokkenheid wordt groter.’

Als je overweegt met sociocratie te gaan werken, heb je vaak vragen. Wij helpen je graag bij het geven van informatie die is toegesneden op jouw situatie. Het begint met een telefoontje, of een mailtje. Pieter van der Meché maakt graag tijd voor je. 010-4523289, of pvandermeche@sociocratie.nl