Mieke Banken is opleidingscoördinator bij IVT kraam- en thuiszorg in de regio Den Bosch en werkt sinds 2012 met SKM. Haar tips: structureer, haal je rondvraag naar voren, houd rondes en vraag om consent.

Structureer
‘Je kunt de vergadering structureren op de SKM-manier. Dat brengt rust. Er is een deel voor het organiseren van je vergadering, en een deel voor de inhoudelijke behandeling van punten. Doordat je de agenda pas echt vaststelt op de vergadering, dat gebeurt in het organisatorische deel, weet je zeker dat je bespreekt wat op dat moment nodig is.’

Haal de rondvraag naar voren
‘In de sociocratische agenda zit de rondvraag helemaal voorin. Zo kom je niet voor de verrassing te staan dat je aan het eind van de vergadering ineens nóg een uur bezig bent. Dat maakte ik ooit mee in een overleg met een externe organisatie.

Die rondvraag heet bij de SKM ‘openingsronde’. In deze ronde kan iedereen zeggen of hij nog punten heeft waar hij deze bijeenkomst nog wat mee zou willen. Zo nodig kunnen ze in de agenda ingepast, en kan er enige tijd aan worden besteed. Je kunt ook bekijken of het deze keer moet, of een volgende keer. Het onderwerp kan dan, als het nodig is, beter worden voorbereid.

In een regionaal overleg buiten mijn organisatie heb ik deze tip gegeven. Daar hebben we eens een uur over de rondvraag gedaan, er ontstond als het ware een nieuwe vergadering. De rondvraag doen we daar nu ook in het begin, net als bij IVT.’

Houd rondes
‘Mensen met het meeste lef of de grootste mond kunnen een bijeenkomst domineren. Anderen hoor je nooit. Door het houden van rondes hoor je iedereen om de beurt en kun je beter gedragen besluiten nemen. Er komt namelijk meer informatie op tafel, ook van de zwijgzamere mensen. Je kunt horen waar deelnemers moeite mee hebben en daar met zijn allen een oplossing voor vinden.

In het regionale overleg dat ik noemde bij de vorige tip, vraag ik ook af en toe aan de voorzitter of die iedereen aan het woord wil laten. Dat gebeurt dan ook. Daardoor verloopt de vergadering soepeler.’

Besluit met consent
Verwerk het resultaat van bovengenoemde rondes in besluiten die je neemt met consent. Dat betekent dat niemand er een overwegend beargumenteerd bezwaar tegen heeft. Dan zijn de besluiten van hoge kwaliteit en kunnen ze rekenen op draagvlak van alle betrokkenen. Het is het besluit van alle deelnemers. Niemand hoeft het er honderd procent mee eens te zijn, maar iedereen kan ermee leven. Je hebt wel een goed opgeleide gespreksleider nodig die de weet hoe je vanuit een veelheid van meningen kunt leiden naar zo’n consentbesluit.’

Praat alleen over iets waarover je mag besluiten
‘Wij bespreken in twee uur veel meer dan toen we de SKM nog niet gebruikten. Dat komt enerzijds doordat er consent is voor de eindtijd, dan kun je mensen makkelijker corrigeren als de groep die dreigt te overschrijden. De gespreksleider moet ook met schwung de vaart erin kunnen houden.

En het komt anderzijds doordat duidelijker is welke onderwerpen in je kring thuishoren, en welke niet. Wat niet bij jou hoort gaat naar een andere kring, waar het onderwerp wel hoort. Dat terugkoppelen naar andere kringen en andere niveaus in de organisatie, leek in het begin te vertragen. Maar onderwerpen worden nu echt behandeld. Voordat we een kringstructuur hadden zeiden we, als een onderwerp niet op ons bordje hoorde: “Het management moet het daar over hebben.” Dan ging het zweven in de organisatie. Dat gebeurt nu niet meer.’

Aan de slag
Wilt u ook, net als Mieke Banken 

• uw vergaderingen efficiënter en oplossinggerichter laten verlopen, en ze leiden met de schwung? 

• de kwaliteit van de besluiten verbeteren, en dat ze daadwerkelijk geaccepteerd worden door alle deelnemers? 

Nodig ons uit om een vergadering voor te zitten (010-4523289). Of leer hoe u dit zelf kunt doen, op onze training Effectiever vergaderingen leiden.