Meer eigen regie, meer opbrengst

Hoofd op het hakblok

Dus toen het idee werd geopperd om eens het sociocratisch functioneringsgesprek te proberen, ‘kwam dat op een goed moment’, aldus Langereis.

Bij het sociocratisch functioneringsgesprek krijg je directe feedback van je sociale omgeving, die zit met je aan tafel. Feedback komt dus niet van papier (zoals bij 360 graden feedback vaak het geval is). Dat werkt sneller en is duidelijker: je kunt meteen vragen wat iemand precies bedoelt als je dat niet snapt. Bovendien stel je samen vast waar je nog aan kunt werken, met consent.

Bloedjes en hij waren al bekend met sociocratie, vanwege Huis voor Taal. Dat is een project dat stichting Welzijn Lelystad samen doet met de FlevoMeer Bibliotheek, en waar Langereis en Bloedjes allebei bij betrokken zijn. Huis voor Taal werkt sinds twee jaar sociocratisch. De stap naar sociocratische functioneringsgesprekken was dus niet zo groot.

Het klonk leuk, maar ook een beetje eng, herinnert Bojoura Hoekstra zich. Zij is een directe collega van Bloedjes. ‘Je stelt jezelf best wel kwetsbaar op’, vindt ze. ‘Want ga je het sociocratisch doen, dan gaan collega’s in een bijeenkomst tegen je zeggen wat ze van je vinden.’

Ze was dan ook blij dat Bloedjes de spits afbeet.

Bloedjes, met een lach: ‘Ik had het hele experiment aangezwengeld, het was logisch dat ik als eerste mijn hoofd op het hakblok legde.’

Meer gevoel van ‘samen’

Een adviseur van het Sociocratisch Centrum was gespreksleider bij dat eerste gesprek. Zij had Bloedjes al geholpen met de voorbereiding. Zij lette er nu op dat iedereen positieve feedback gaf en zorgde dat het gesprek in rondes verliep.

En dat de verbeterpunten met consent werden vastgesteld. Het consent garandeert immers de veiligheid in het gesprek. Niemand heeft overwegend bezwaar tegen wat er wordt besloten.

Dit is hét verschil met het klassieke functioneringsgesprek, en ook met hoe het 360 graden feedback-gesprek vaak vorm krijgt. Het consent versterkt het gevoel dat je er in de organisatie samen voorstaat.

‘De persoon zelf heeft de regie, dat is waardevol’

Eind 2018 had Bloedjes haar gesprek met een aantal collega’s. Bojoura Hoekstra was uitgenodigd als directe collega, de twee doen samen de PR en communicatie voor Huis voor Taal. Dan waren er twee vrijwilligerscoördinatoren aan wie Bloedjes leiding geeft. Michel Langereis op zijn beurt geeft weer leiding aan Bloedjes.

Bloedjes had gekozen wie er aan zouden schuiven. Ze had deze mensen uitgenodigd. Iedereen had antwoorden voorbereid op specifieke vragen over hun kijk op Bloedjes’ werk. Bloedjes had ook de agenda gemaakt.

Kortom, het was duidelijk wie hier de regie had.

Dat was voor de verandering eens niet Langereis, en dat vond hij helemaal niet erg.

‘Dat de persoon zélf de regie heeft, vond ik absoluut waardevol, omdat het meer oplevert.’ Hij heeft dat gezien bij alle functioneringsgesprekken van Huis voor Taal waar hij bij heeft gezeten.

Helder leerpunt…

En dat terwijl Langereis aanvankelijk een beetje sceptisch was. Een gesprek met vertrouwelingen, hoe kritisch kan dat worden? ‘Maar ik heb niemand gezien die niet durfde te spiegelen’, zegt hij. Hij bedoelt: die kritiek voor zich hield.

Bloedjes was ook niet bang voor alleen maar lof (in de sociocratische methodiek stelt daarom ook de kring vast wie er aanschuift bij het gesprek; daar was in deze pilot niet voor gekozen). Ze zegt: ‘Iedereen die je uitnodigt, kan onderwerpen ter sprake brengen. Dus alle facetten van je functioneren loop je wel langs.’

En dat bleek ook. De grootste verrassing kwam van een vrijwilligerscoördinator.

Bloedjes: ‘Hij zei: je hebt de leiding, néém die dan ook. Trek de teugels strakker aan!’

Langereis: ‘Dat zou ik zelf nooit gezegd hebben. Ik wist dat niet.’

Bloedjes: ‘Zo’n type dat met de vuist op tafel slaat, zo ben ik helemaal niet. Maar hij vond het fijn als ik zei: dit en dit verwacht ik van vrijwilligers.’

Bojoura Hoekstra: ‘We hadden inderdaad een woelig jaar achter de rug met vrijwilligers. Mirjam heeft heel lang geprobeerd mensen binnenboord te houden, zo is ze, en soms ging ze daar te ver in.’

… en zo’n verbeterpunt is geen geheim

De groep nam dit advies met consent op als verbeterpunt. Het werd opgenomen in het verslag, dat ook met consent werd vastgesteld. Het is naar de teamkring gegaan waar Bloedjes in zit. En het zit in Bloedjes’ dossier bij Personeelszaken.

Haar clubje kon Mirjam Bloedjes gedurende het jaar ook herinneren aan die afspraak. Dat is effectiever dan er eens per jaar op gewezen worden, zo blijkt uit hetzelfde onderzoek dat eerder werd genoemd. En collega’s hebben haar daadwerkelijk ook diverse malen op die afspraak gewezen.

Bloedjes: ‘Ik kreeg dan de vraag: hoe denk je dit aan te pakken? Bij mezelf zit die vraag ook meer in mijn hoofd. Ik bén ook meer leiding gaan geven.’

En het leuke is, zegt Bloedjes: ‘Niet alleen ik functioneer daardoor beter. De vrijwilligerscoördinatoren kunnen hun werk ook beter doen als ik duidelijkere richtlijnen geef. Niet alleen ik ga erop vooruit, maar ook de organisatie.’

Win-win!