Tip

Een neutrale voorzitter

Waarom zou een leidinggevende ook automatisch vergaderingen voorzitten? Drie redenen om dat over te dragen aan een teamlid.

Hoezo zou ik de beleidsvergaderingen niet meer voorzitten? Dat zeggen veel leidinggevenden als ze kennismaken met SKM. Ze vinden het voorzitten vaak prettig: dan kunnen ze de gesprekken sturen en bijvoorbeeld voorkomen dat die alle kanten opwaaieren. Maar als proef willen ze het best proberen. Eerst laten ze het over aan een ervaren externe sociocratisch gespreksleider, later aan een mede-kringlid dat daarvoor is gekozen en opgeleid.

In 99 van de honderd keer bevalt het de leidinggevenden prima. ‘Er is een last van mijn schouders gevallen’, horen we vaak. En dat is precies waarom we het aanraden.

1. Je hebt meer aandacht voor de inhoud

Een vergadering leiden is hard werken. Het structureren van het gesprek, zorgen dat iedereen aan het woord komt, de tijd in de gaten houden: het vraagt allemaal aandacht. En als leidinggevende moet je ook nog goed opletten of wat er wordt afgesproken, ook zinvol is voor de uitvoering straks. Want op die uitvoering moet jij toezien.

Onze ervaring: die gespreksleiderstaken kun je als leidinggevende beter overlaten aan iemand anders, zodat jij je kunt concentreren op de inhoud. Daar heb je later, als het werk wordt gedaan, profijt van.

2. Er komt meer informatie op tafel

Als de gespreksleider iets vindt, of hij kapt een gesprek af, heeft dat extra gewicht als hij ook de leidinggevende is. Voor kringleden kan het dan net wat onveiliger voelen om een andere mening te geven of de gespreksleider bij te sturen. Dan houden ze waardevolle informatie voor zich, terwijl de vergadering die juist goed had kunnen gebruiken. Dankzij een neutralere gespreksleider (lees: die niet ook de leidinggevende is) groeit de veiligheid in de vergadering, en dus de kans dat alle informatie die nodig is en beschikbaar is, ook echt op tafel komt.

3. Er ontstaat een gesprek

Soms zijn vergaderingen net radio-uitzendingen: de leidinggevende is vooral aan het vertellen wat hij kan delen van hogerhand, de rest neemt het voor kennisgeving aan. Leidt een ander daarentegen het gesprek, dan is de kans kleiner dat het zo gaat. De leidinggevende is een van de deelnemers aan het gesprek, en hij mag best het woord krijgen en informatie doorgeven. Maar hij kan met zachte hand worden bijgestuurd en aan zijn spreektijd herinnerd. Zo blijft het ‘zenden’ binnen de perken en kan het team zijn eigen hoorspel schrijven.

4. Een ander kan het misschien beter

Mogen we eerlijk zijn? Niet elke leidinggevende is een goede voorzitter. Meestal wordt iemand leidinggevende omdat zij of hij goed kan organiseren, doelen kan realiseren, mensen aan hun afspraken houdt, goed kan plannen etc. Je houdt de chaos in toom. Terwijl: de kringvergadering is juist een plek voor chaos en creativiteit. De deelnemers kunnen alles opengooien, een veelheid aan mogelijkheden kan ter sprake komen.

Als gespreksleider moet je met die chaos uit de voeten kunnen, die zelfs stimuleren. De veiligheid scheppen waarin die veelzijdigheid en creativiteit kan ontstaan. Pas daarna help je de kringleden tot besluiten te komen. En dat zijn andere capaciteiten dan die in eerste instantie gevraagd worden van een leidinggevende. In het belang van het team kan die ander dat dus beter doen.

Een cursus gespreksleiding volgen?
Volgend jaar kunt u weer meedoen.
Mail ons als u de data wil ontvangen.