Tip

Zo gaat-ie beter

Sociocratisch werken is een vak apart. Daarom in elke Argumenten een tip om nog meer profijt te halen uit SKM. Deze keer: hoe je de agenda met consent vaststelt, en waarom je daardoor sneller vergadert.

Praten óver het samenstellen van de agenda van je kringvergadering, waarom zou je? Je kunt het toch beter meteen beginnen met het inhoudelijk behandelen van wat er óp staat? Actie, actie!

De ‘doe-stand’ van mensen, meteen aan de slag, is heel verleidelijk. Het lijkt alsof er meteen iets uit je handen komt. Toch is aandacht voor het vaststellen van de agenda van een kringvergadering een echte vergader-hack. Het helpt je namelijk enorm bij het soepel laten verlopen van de vergadering.

Want deelnemers weten waar ze aan toe zijn. Dat punten die ze écht belangrijk vinden, ook behandeld gaan worden ter vergadering of daarbuiten. Weten ze dat niet zeker, dan zijn ze er met hun hoofd minder goed bij. Achteraf wordt ook weer flink geklaagd bij de koffie-automaat: zo’n kring gaat nooit over écht belangrijke onderwerpen.

Sneller klaar dankzij investering in overleg

Vergelijking van twee zelfsturende teams in een weverij wees ooit uit: het team dat eerst overlegde over de taakverdeling en werkvolgorde, was sneller klaar met zijn taak dan het team dat meteen, actie, actie, aan het werk ging zonder nadere afstemming – iedereen wist toch wel wat hij moest doen. Mis. Datzelfde geldt voor vergaderen. Aan de slag dus!

Vooraf

Hoe beter de agenda is voorbereid, hoe sneller je hem kunt vaststellen. De leidinggevende en de gespreksleider of secretaris van de kring inventariseren vooraf de punten (eventueel vragen ze om input bij kringleden) en zorgen dat de benodigde stukken op tijd bij alle deelnemers zijn. Zij maken een voorstel voor de agenda.

Tijdens

Het moment van de vergadering is gekomen, iedereen is aangeschoven, de openingsronde begint. Collega Yari zegt: ‘Ik zou graag ook onderwerp X op de agenda zetten.’ Enkele collega’s zuchten hoorbaar. Waarom doet hij dat nou? Allemaal vertraging!

Maar ja, in de openingsronde kun je ook onderwerpen aandragen voor de agenda. In niet-sociocratische vergaderingen gebeurt dat in de rondvraag. Maar die zit aan het eind van de bijeenkomst, en dan is er vaak te weinig tijd om (complexere) onderwerpen voldoende te behandelen. Door te beginnen met het vragen naar aanvullende agendapunten kan een dringende beleidskwestie bijvoorbeeld, ingegeven door de actualiteit, het waard zijn alsnog op de agenda te belanden.

Vanzelfsprekend moet Yari wel zijn argumenten geven waarom dit vliegende haast heeft en hij het onderwerp niet van tevoren heeft ingediend.

Overval?

Ho, een overval, kunnen andere deelnemers sputteren. Zo’n nieuw agendapunt is niet voorbereid, misschien wil Yari snel er iets doordrukken. Tegen deze ongerusten kunnen we zeggen: geen paniek! Vergeet niet dat de agenda met consent wordt vastgesteld en besluiten met consent worden genomen.

Als veel discussie ontstaat over ‘wel of niet op de agenda’, staat de gespreksleider een list ter beschikking: het punt komt wel op de agenda, en er wordt een korte beeldvormende ronde aan gewijd. Dan wordt snel genoeg duidelijk of er bijvoorbeeld genoeg informatie is om nu een besluit te nemen, of dat het onderwerp meer tijd nodig heeft. In dat laatste geval gaat het weer van de agenda af en schuift het door naar een volgende keer, meestal met het verzoek het voor te bereiden.

Het vaststellen

De openingsronde is klaar, de gespreksleider heeft eventuele nieuwe punten geïnventariseerd, en met de kring afgewogen of ze op de agenda komen. Dat toetst deze aan de hand van drie vragen:

1. Hoort het thuis in deze kring? Zo niet, dan gaat het op de agenda van de kring waar het wel thuishoort.
2. Is het beleid, of is het uitvoering? Hebben we er al (voldoende) beleid over; dan delegeren we de besluitvorming aan wie erover gaan.
3. Is het voor nu, of kan het later? Hoe urgent is het onderwerp en wat is er aan voorbereiding nodig?

Uiteindelijk vraagt de gespreksleider consent voor de agenda. Bij overwegend bezwaar komt er een ander voorstel (het kan gaan om het naar voren halen van een punt, bv omdat een kringlid eerder weg moet).

Tot slot

Tot slot dit. Wat je net hebt gelezen, zijn een stel good practices. Je kunt het ook anders doen, als dat voor jouw kring beter werkt. We pleiten wel steeds voor het uitgangspunt: de agenda stel je vast volgens het consentbeginsel. Je kunt het dus ook overlaten aan de gespreksleider, als je dát besluit dus maar met consent neemt. Of je spreekt met consent af: twee kringleden, bijvoorbeeld twee bestuursleden in de kring, bepalen of een nieuw ingediend agendapunt ook meteen besproken wordt. Dat kan tijdwinst opleveren.

De ervaring leert: naarmate je als kring meer ervaring hebt, durf je meer aan elkaar over te laten. Je weet dat je ‘foute besluiten’ kunt bijstellen, de besluitvorming gaat soepeler. Dus ook de vaststelling van de agenda. Gemiddeld vergadert een kring één maal per maand en niet wekelijks.

Succes!

Smaakt deze tip naar meer? In onze cursus voor gespreksleiders kom je aan je trekken! Daar ga je er meteen mee aan de slag. Hier meer informatie.