Hulp bij vergaderingen
Van massa’s meningen naar besluit
Tijdens de vergadering heeft iedereen heeft zijn mening gegeven, en een lijn is er niet echt in te herkennen. De moed zinkt je in de schoenen. Hoe moet uit die waaier aan zienswijzen ooit een voorstel rollen waar iedereen zich in kan vinden?
Die waaier aan inzichten in een vergadering kan uitlopen op verdeeldheid, op je ingraven in je gelijk, op een impasse. Dat wil je niet als team. Je wil graag een besluit waar je sámen, met elkaar, je schouders onder gaat zetten.
Je kunt die waaier aan inzichten ook zien als het startpunt voor een creatief proces. Daar moet je misschien een knop voor omzetten. Maar wat je collega zegt, kan jou op nieuwe ideeën brengen, of je ideeën aanscherpen.
Hoe gaat dat in zijn werk?
Met al die verschillende meningen op tafel is de gespreksleider als eerste aan zet.
Met slechts één meningenrondje op de teller is de kans klein dat er meteen een voorstel uit komt rollen waar iedereen dolenthousiast over is. Nog een rondje dus, en wie weet nog één. Zoveel als nodig is.
Steeds opnieuw kunnen alle hersenpannen zich met de materie bezighouden en wennen aan alle nieuwe informatie. Ook kan de gespreksleider ruimte geven voor discussie en gesprek.
Meningen gaan schuiven
Het grappige is, dat zien wij altijd als we kringen begeleiden: gaandeweg die rondes en discussies gaan mensen hun meningen bijstellen, meer op elkaar betrekken. In het begin hebben deelnemers er soms een hard hoofd in. Maar toch: als de wil er is om eruit te komen en deze werkwijze gevolgd wordt, gaan meningen schuiven.
Dat komt door de tijd die je in de rondes krijgt om over de andere standpunten na te denken. Je komt erachter waaróm iemand iets belangrijk vindt, en je zoekt waar de ruimte zit om aan bezwaren tegemoet te komen.
Dit nadenken en zoeken beïnvloedt ook jouw standpunt weer, en dan kan een kwartje vallen dat tot een nieuw inzicht leidt, nieuwe kennis.
Het gaat dus niet om dealtjes sluiten, in de trant van ‘als jij nu mij gelijk geeft op dit onderwerp, steun ik jou bij dat andere onderwerp’. Het gaat ook niet om inpraten op mensen om ze te overtuigen van jouw standpunt (dat is contraproductief). Het gaat om elkaar vinden, om iets wat goed genoeg is voor iedereen. Dan komt er zeker een moment dat de gespreksleider of een van de andere kringleden een voorstel kan formuleren.
Dat hele proces van rondes houden en elkaar vinden gaat niet vanzelf. We zetten een paar valkuilen op een rij.
Valkuil 1: Mijn mening is mijn alles
Je bent tot veel bereid, maar een partnerschap met dàt bedrijf? Echt niet! Zij zijn veel groter, alleen hun eigen belang telt, ze zijn niet te vertrouwen. Van die mening ben je gewoon niet af te brengen.
Een duidelijk geval van hakken in het zand. Als je dit merkt als gespreksleider, vraag dan eens waar zo iemand behoefte aan heeft om samenwerking mogelijk te maken. Dat maakt het gesprek constructief, en dan ga je mogelijkheden zien.
In dit geval kan een behoefte zijn: kunnen corrigeren als er iets gebeurt dat niet goed voor ons gaat uitpakken. Deze behoeftes kun je inbouwen in het voorstel waar uiteindelijk consent voor wordt gevraagd.
Vaak zien onze adviseurs dat mensen in een vergadering in eerste instantie vooral hun voorkeuren gerealiseerd willen zien. Maar vaak vinden ze andere opties ook best acceptabel. Zolang het gemeenschappelijk doel, dat wat ze samen écht belangrijk vinden, maar wordt gerealiseerd.
Valkuil 2: De toekomst zit in de weg
Jij ziet wel iets in een bepaald plan, ook al weet je niet precies hoe het allemaal gaat lopen. Je collega ziet juist niets in dat plan, ook omdat hij niet precies weet hoe het allemaal gaat lopen.
Helaas is die glazen bol die de toekomst voorspelt nog steeds niet op de markt. Er is gewoon geen ervaring om op terug te vallen. Die moeten jullie dus opdoen. Dat kan heel simpel: als gespreksleider kun je een proefperiode voorstellen. Dat kan ruimte geven om een volgende stap te zetten. Evalueer de resultaten en beslis dan opnieuw wat je gaat doen.
Valkuil 3: De stip aan de horizon raakt uit beeld
Je aarzelt over die nieuwe dienst waar je bedrijf over denkt. Ondanks onderzoeken is nog onduidelijk of het gaat aanslaan. Je collega vindt het een prima idee, want diversificatie maakt jullie sterker. Nummer drie wil een start-up kopen die de bewuste dienst al in huis heeft. Nummer vier ziet totaal geen brood in de nieuwe dienst: het publiek vond het leuk, maar is er al niet meer in geïnteresseerd.
Een kluwen aan meningen. Maar je kunt hem ontwarren en samen verder.
Want juist als meningen extreem ver uit elkaar liggen, is het belangrijk dat jullie oog houden op de stip op de horizon die je met elkaar deelt. Tekenen zich tijdens de rondes geen duidelijke gemeenschappelijke richtingen af, dan kun je als gespreksleider die stip erbij halen.
Die stip is wat jullie bindt. Hoe ziet iedereen zijn mening in het licht van die gemeenschappelijke doelstelling? Wat heeft dan prioriteit? Of wat zijn dan nog overwegende bezwaren? Partij trekken hoef je niet (de kring zou je meteen vertellen dat ze daar niet van zijn gediend). Dankzij dat bredere perspectief kunnen kringleden alle informatie ook weer opnieuw ordenen. De kans dat ze meer samen optrekken, wordt weer groter.
Dit zijn enkele van de valkuilen die je kunt tegenkomen in meningsvormende rondes, en remedies die je kunt toepassen om er weer uit te klimmen (als je er niet omheen loopt).
Hulp bij het toepassen van deze tips
Wil je tijdens je vergaderingen hulp bij het ontwarren van de kluwen aan meningen die op tafel kan liggen? Onze trainers kunnen aanschuiven en ter plekke verbetertips geven, zodat je vergadering meteen beter wordt. Je kunt ook onze training Sociocratisch vergaderingen leiden volgen (twee dagen vol praktijk, en twee halve dagen begeleide intervisie). Je kunt kiezen wat het beste bij je past.
Ik wil wel meer weten van die coaching
Die training, wat houdt dat precies in?
In de volgende nieuwsbrief gaat het over de besluitvormende ronde, de ronde waar je met elkaar knopen doorhakt.
