Van problemen doorschuiven naar problemen oplossen

Niet alleen het vsv in Dordrecht worstelde met het vormgeven van samenwerking. In meer vsv’s vinden eerste lijn (verloskundigen) en tweede lijn (gynaecologen) dat spannend. Verloskundigen zijn vaak bang dat gynaecologen uiteindelijk meer te zeggen krijgen dan zij. Die werken in een grote organisatie, een ziekenhuis, met veel mensen en veel geld. Verloskundigen moeten dan autonomie inleveren, vrezen ze. Gynaecologen zijn daar niet op uit, zeggen ze.

In Dordrecht wilde een deel van de verloskundigen het convenant niet ondertekenen. Die stap was als een verrassing gekomen, en nu zaten de vier partijen met de brokken. De vergaderingen werden er bepaald niet leuker op.

Marieke den Breejen, verloskundige en voorzitter van het vsv: ‘Ik vond ons vsv een wespennest, er was veel wantrouwen.’ Astrid Vinkesteijn, gynaecoloog van het Albert Schweizer Ziekenhuis in Dordrecht: ‘Het was een drama.’

Laatste poging

Vsv Dordrecht ging een laatste poging wagen om eruit te komen; met sociocratie. Een tiental andere vsv’s in het hele land werkt al zo, tot grote tevredenheid; adviseur Pieter van der Meché van het Sociocratisch Centrum begeleidde ze en kent de vsv-wereld dus onderhand een beetje.

Nu ging ook Dordrecht het doen: in totaal circa 50 verloskundigen uit diverse praktijken, 13 gynaecologen in het Albert Schweitzer Ziekenhuis met in hun kielzog een stoet verpleegkundig personeel, en 10 kraamzorgorganisaties, waaronder RST Zorgverleners.

Knelpunt 1: de onderlinge verhoudingen

Van der Meché zag diverse knelpunten die de samenwerking tussen de partijen bemoeilijkten: in de onderlinge verhoudingen tussen de partijen die het convenant moesten tekenen, en in de organisatiestructuur. Over dat laatste, en over de kringstructuur die hij toevoegde aan de organisatie, straks meer.

Nu eerst aandacht voor de onderlinge verhoudingen, die nauw samenhangen met hoe je besluiten neemt. Ze zijn ook zeer bepalend voor de sfeer in een vergadering.

In het begin van Van der Mechés begeleiding was er veel wantrouwen. In de eerste vergadering die hij begeleidde, leidde zelfs het bepalen van de volgorde van de agenda al tot gesteggel. Vsv-voorzitter Marieke den Breejen: ‘Pieter moest af en toe echt zeggen: jongens, gedraag je een beetje.’

De sleutel tot de doorbraak

Hoe lukte het om in korte tijd, 2 vergaderingen, voldoende vertrouwen te creëren en de verhoudingen zo te verbeteren dat een convenant werd getekend?

Alle betrokkenen zeggen: de gelijkwaardigheid bij de besluitvorming is de sleutel geweest tot die ‘grote doorbraak’ (Den Breejen). Die gelijkwaardigheid ontstaat door het consentbeginsel. Daarbij gaat het om de argumenten, niet om meeste stemmen gelden. Een kleine partij heeft evenveel zeggenschap als een grote. Gynaecoloog Vinkesteijn: ‘Toen het Sociocratisch Centrum in beeld kwam, bleek dat je wantrouwen kunt wegnemen.’

Deni Kraus, manager gynaecologie van het ziekenhuis: ‘Door het consent neutraliseer je de machtsverhoudingen. Je gaat er anders door praten, en dat heb ik als zeer positief ervaren. De kraamzorg kan hier ook duidelijk van meepraten, die kregen voorheen alleen maar opdrachten.’ Daarvan straks een voorbeeld.

Bezwaren als vertrekpunt voor verbetering…

Gebruikt je consent, dan besluit je wezenlijk anders dan in een niet-sociocratische omgeving. Want geeft iemand geen consent, dan ga je als kring praten over zijn overwegende bezwaren.

Voor veel mensen is dit nieuw. Pieter van der Meché: ‘Als je blijft praten over wat je het liefste wil, dan beperk je de mogelijkheden om er samen uit te komen. Ik help de deelnemers dus te focussen op die overwegende bezwaren. Door daar oplossingen voor te vinden, kom je dichter in de buurt van een oplossing. Dan kom je vooruit. ’

…want je komt uit bij de ‘basale problemen’

Marieke den Breejen beaamt dat: ‘Door deze benadering krijg je boven tafel wat het basale probleem is. Voor verloskundigen was de risico-inschatting van cliënten bijvoorbeeld belangrijk. Zou die helemaal bij het ziekenhuis komen te liggen, dan zouden verloskundigen een deel van hun expertise niet meer kunnen inzetten. Daar waren we bang voor. Door daar dieper op in te gaan, konden we tot een oplossing komen.’

En zo ging het bij meer onderwerpen, met het convenant als resultaat. Een mooi resultaat, maar vanzelf ging het niet. Volgens Marieke den Breejen ‘duurde het wel een paar vergaderingen eer deze manier van besluiten goed doordrong.’
Tegen die tijd was de sfeer ‘heel erg verbeterd’, aldus gynaecoloog Vinkesteijn. Den Breejen, de verloskundige: ‘Er is nu véél minder spanning. Ik ga veel ontspannener naar een vergadering. Voorheen was het: kijken waar nu weer gekissebis over ontstaat.’ Deni Kraus: ‘Anderhalf jaar geleden had ik niet gedacht dat we hier nu zouden staan.’ Den Breejen zegt: ‘Zonder Pieter was dit niet gelukt.’

Ook Vinkesteijn is ‘zeer positief over hoe Pieter het heeft aangepakt. Hij had een frisse blik, niet trekken aan een dood paard maar kijken waar iets te reanimeren valt. Dat deed hij met geduld en kleine stapjes, heel mooi.’

Belang van rondes: alle informatie komt boven tafel

Ook de vergaderrondes [link] droegen bij aan verbetering van de sfeer, én aan productiviteit van het vsv. Gynaecoloog Vinkesteijn moest daar ‘beslist aan wennen’, zegt ze. ‘In een groep doet de een sneller zijn mond open dan de ander, ik ben bij de snellen. Dat kan bedreigend overkomen. Toen mensen zagen dat ik me houd aan die regel, gaf dat rust. Ook de zwijgzameren zeggen nu wat ze denken. Maakt niet uit of je er rode vlekken van in je hals krijgt.’

Zo kom je achter veel meer inzichten, zegt Vinkesteijn. ‘Dat is winst. Je kunt tot andere oplossingen komen, het is nuttig voor de samenwerking.’

Knelpunt 2: de organisatiestructuur

Niet alleen de consentbesluitvorming was een belangrijke stap naar het ondertekenen van een convenant. Een andere was het organiseren van het vsv in een kringstructuur. Adviseur Van der Meché: ‘De achterban van de verloskundigen bestond uit circa 50 mensen. Zij waren niet betrokken bij werkgroepen of onderhandelingen en waren het niet eens met de afspraken die collega’s maakten die wél in werkgroepen en besturen zaten.’

In de nieuwe kringstructuur van het vsv werd de achterban van de verloskundigen georganiseerd in drie kringen, plus vertegenwoordigers, zodat ze nadrukkelijker bij het proces werd betrokken. Ook de gynaecologen, de kraamzorg en het ziekenhuis kregen een eigen achterbankring plus vertegenwoordigers. Besluiten vallen in de BVK, de besluitvormende kring, daar zit ook het bestuur van het vsv in en de vertegenwoordigers.

Marieke den Breejen: ‘De achterban heeft nu meer vertrouwen in wat we besluiten in de BVK. Ze zien dat er meer protocollen ontstaan, dat de zorg beter wordt. Een deel van de achterban vergadert ook sociocratisch. Iedereen moet het nog leren, maar we zijn op weg.’

Betere besluiten, ook in werkgroepen

Ook de interdisciplinaire werkgroepen van het vsv werken sociocratisch. Deze werkgroepen bereiden onderwerpen voor de protocollen voor die nu vastgesteld gaan worden. Peter Boudewijn, bestuurder van kraamzorgorganisatie RST Zorgverleners en ook bestuurder van vsv Dordrecht: ‘Ieders kennis doet hier volwaardig mee, ook de kennis van de kraamzorg. Dat is een verschil met vsv’s die niet sociocratisch werken.’ Hij kan het weten, want RST verleent ook zorg in andere vsv-regio’s.

Boudewijn zegt: ‘In de praktijk staat kraamzorg meestal onderaan in de rangorde. Eerst komen de gynaecologen, dan de verloskundigen, dan wij. In dit vsv zijn we gelijkwaardig, en daar hebben cliënten van het vsv baat bij.’ In vsv’s die niet sociocratisch werken, ziet Boudewijn ‘meer spanning. Daar is het meer een gevecht om die gelijkwaardigheid te krijgen. Hier is het meer een vanzelfsprekendheid.’

Hij geeft een voorbeeld. ‘Wanneer is een kraamvrouw fysiek en mentaal klaar om uit het ziekenhuis naar huis te gaan? De medische kant bij die vraag is belangrijk natuurlijk. Maar onze kraamverzorgenden kennen de omstandigheden thuis van de kraamvrouw, en die informatie wordt nu ook meegenomen onder meer in de protocollen. Is er geen goede opvang thuis, dan kan het beter zijn dat ze nog even in het ziekenhuis blijft. Dankzij de gelijkwaardige inbreng wordt deze niet-medische informatie meegenomen.’