VAN RUZIE NAAR SAMENWERKEN
Effectiever communiceren: eindelijk ga je met een plan de vergadering uit
Als je vergaderingen geplaagd wordt door ruzie en irritatie, is besluiten nemen moeilijk. Gynaecoloog Monique Wüst ging op zoek naar een manier om emoties wat te beteugelen. ‘Nu spuwen we niet meer onze gal, we verzinnen oplossingen. Dan zit iedereen ineens te knikken, ja, ja, dat gaan we doen.’
Leestijd: 4 minuten
Monique Wüst was voorzitter van een overleg dat meer kibbelde dan wat anders. En ze had er genoeg van. ‘Onze communicatie kon en moest beter. Allemaal sprongen we snel in de emotie. Als een agendapunt niet opschoot bijvoorbeeld, ging iedereen van: “Ja maar dit! Ja maar dat!”’ Grinnikend: ‘Er werd vrij veel door elkaar heen gekakeld.’ Maar het effect was niet fijn: ‘We raakten alleen maar verder van elkaar.’
Buiten de vergaderingen, op de werkvloer, konden de gynaecologen en verloskundigen van het verloskundig samenwerkingsverband (vsv) zwangere vrouwen prima samen helpen. Maar als professionals samen afspraken maken voor het grotere geheel, bijvoorbeeld behandelprotocollen afspreken? Dat liep niet goed.
Iedereen heeft zijn eigen ideale oplossing
Niet alleen in de Overijsselse regio Vechtdal trouwens, waar het gelijknamige vsv actief is (het ziekenhuis van het vsv staat in Hardenberg). In heel Nederland ervaren vsv’s spanningen. Ook in andere sectoren is ketensamenwerking vaak lastig.
Want hoe gaat dat: jij en jouw club hebben een ideale oplossing/afspraak voor ogen, en het is niet te geloven, maar je collega’s van de andere club hebben een andere ideale oplossing/afspraak voor ogen. Je probeert elkaar te overtuigen van je oplossing – wat niet lukt. Dan ontstaat ongeduld, dan raak je geïrriteerd, dan wil samenwerken niet vlotten.
Nu gericht op oplossingen in plaats van gal spuwen
Vsv Vechtdal wilde niet meer hakketakken, maar constructiever communiceren. Net als een tiental andere vsv’s koos men voor sociocratie. De training begon in januari, wegens de lockdown online. Vijf vergadertrainingen zitten er intussen op. En de sfeer is danig verbeterd, en als club zijn ze veel productiever. Wüst: ‘We kunnen soms na 20 minuten praten al een besluit nemen.’
Wüst neemt geen blad voor de mond. ‘We zijn in meetings nu veel meer oplossingsgericht in plaats van dat we onze gal spuwen’, zegt ze. ‘Dat komt door hoe het gesprek nu wordt geleid. Voorlopig doet Pieter van der Meché dat nog, hij zit er ook neutraler in. We zien hoe belangrijk het is dat je iedereen om de beurt laat praten. Iedereen voelt zich gehoord.’
Maar daar stop het niet, het is stap 1. Monique Wüst: ‘Als je hebt gezegd wat je op je hart hebt, vraagt Pieter door. “Goh, wat werkt er dan niet?” En, heel belangrijk: “Heb je ook een ander voorstel, zie je een oplossing?” Dat waren we niet gewend. Aanvankelijk wisten we dan niks te zeggen, maar op een gegeven moment komen de ideeën. Dan zit iedereen te knikken: ja, ja, dat gaan we doen. Maar op dat punt moet je dus wel eerst zien te komen.’
Wat ook belangrijk is, is de ‘vergaderhygiëne’ in sociocratie, zoals Wüst het noemt. ‘Een goede agendastructuur én een systeem voor het vastleggen voor besluiten, dat zit in sociocratie. Daar hebben we wat aan. Dat was, naast het enthousiasme van andere vsv’s, een extra reden om te kiezen voor deze methode.’ Zo lopen die vergaderzaken soepeltjes, en dat is goed voor de sfeer.
Goede voorbereiding van je vergadering? Dan is de communicatie ook beter
Maar wil je de communicatie goed hóuden in de vergaderingen, dan is ook de voorbereiding belangrijk, zegt Wüst. Onder het motto ‘een goede voorbereiding is het halve werk, ook al is dat veel werk’ voegt ze tegenwoordig dus veel stukken bij de agenda.
Wüst: ‘Dan vragen mijn collega’s: “Jee, moet ik dat allemaal lézen?” “Ja”, zeg ik dan. “Vergaderen is niet: komen, zitten, luisteren, je mening geven, en uitgeput naar huis gaan. Dan mis je het belangrijkste stuk, en dat is constructief samen tot oplossingen komen.”
En dat lukt verrassend goed, nu al, ook na 5 trainingsbijeenkomsten. ‘ ‘Vroeger zat je 2 uur en had je daarna nog niks besloten, omdat je er niet uit kwam met elkaar’, zegt Wüst. ‘Het was steeds een open einde. Nu gaan we met een plan de vergadering uit, dat is veel fijner. We zetten stappen, en ze kosten ons ook nog eens minder tijd. Dit geeft energie.’
‘We kunnen nu beter in vrede dingen bespreken’
De communicatie is ‘echt verbeterd’, vindt Monique Wüst. ‘Zowel binnen als buiten de vergadering. Dat komt aan de ene kant door een systeem waar we incidentele klachten kwijt kunnen over wat we hebben meegemaakt op de werkvloer. Dat scheelt telefoontjes om drie uur ’s nachts, als je thuiskomt van een bevalling.’
‘En aan de andere kant is de communicatie verbeterd door sociocratie’, zegt ze. ‘In de vergaderingen hebben we nu een veel breder kader om in vrede dingen te bespreken. We kunnen constructiever kijken naar het geheel en dan wordt oplossingen vinden ook makkelijker.’
ProRail en NS
Wüst denkt dat de geboortezorg in heel Nederland zijn samenwerking kan verbeteren met sociocratie. ‘Samenwerking is best een dingetje in veel vsv’s’, zegt ze. ‘Je kunt verloskundigen en gynaecologen vergelijken met ProRail en NS. Die kunnen ook niet zonder elkaar, maar hebben wel andere visies op hun samenwerking.’
Verloskundigen en gynaecologen, legt Wüst uit, hebben een verschillende medische achtergrond. ‘Gynaecologen werken evidence-based, dat betekent wetenschappelijk bewezen effectief. Verloskundigen hebben meer oog voor de situatie van de zwangere zelf. Dat leidt tot verschillen in inzicht. Terwijl we wel moeten samenwerken. In ons werkveld heeft sociocratie zijn kracht bewezen. Ik snap wel waarom de federatie van vsv’s hier enthousiast over is, en waarom veel vsv’s dit leuk vinden.’
Kan de communicatie in jouw team ook beter? Met de juiste tools en de begeleiding om ze te leren toepassen, wordt het makkelijker om vanuit verschillen samen te zoeken naar oplossingen, die je allemaal ziet zitten. Zodat je zin hebt ze ook uit te voeren. Behoefte aan een vrijblijvend advies over de mogelijkheden in jouw team of samenwerkingsverband? Bel Pieter van der Meché op 06-53382649. Of mail hem op pvandermeche@sociocratie.nl.
