Zo gaat-ie beter

Sociocratisch vergaderen is een vak apart. Daarom in elke Argumenten een tip om je bijeenkomsten nog productiever te maken. Deze keer: het verschil tussen beleid en uitvoering.

Is iets een onderwerp voor beleid, of is het een onderwerp voor uitvoering? Als je die twee van elkaar scheidt, kan dat een hoop vergadertijd schelen. Beleid is namelijk voor de kringvergadering, waar je besluit met consent. Voor uitvoering is niet altijd overleg nodig: je kunt uit de voeten met de kaders die in het beleidsoverleg zijn vastgesteld. Of je steekt even de koppen bij elkaar om dingen kort te sluiten.

Beleidsoverleg = de kaders schetsen

Wat is dan beleidsoverleg? Dat is voor afspraken die duidelijke kaders scheppen waarbinnen mensen uit de kring zelfstandig kunnen werken – in de uitvoering. In de kring maak je afspraken waardoor je in de uitvoering vaart kunt maken. Je spreekt bijvoorbeeld protocollen af voor de behandeling van patiënten. Bijvoorbeeld: bij een bepaald gewicht in een bepaalde fase van de zwangerschap stuurt een verloskundige een zwangere door naar een gynaecoloog. Ander voorbeeld: een maatschap die criteria vaststelt voor aanschaf van een nieuwe printer, en de aanschaf delegeert aan het meest IT-onderlegde lid.

Over zulke kwesties wissel je met andere kringleden argumenten uit en neem je een consentbesluit. De kaders die je zo met elkaar schept, zijn voor iedereen werkbaar (anders zou er geen consent voor zijn). De uitvoering van dat beleid wordt gedelegeerd aan een kringlid, of aan kringleden.

Uitvoering = zelfsturing

Wat is dan uitvoering? De verloskundige die op haar spreekuur besluit een zwangere door te sturen, zonder dat voor te leggen in een algemeen overleg. De IT-maat die een printer kiest uit het aanbod dat voldoet aan de criteria, en die aanschaft zonder de andere maten eerst te bestoken met mails dat ze een bepaalde printer op het oog heeft. Zelfsturing in de uitvoering dus.

Werkoverleg vindt ook plaats in de uitvoering. Het vindt ad hoc plaats met de mensen die je voor de uitvoering nodig hebt. Alleen teamleden die bij een project betrokkenen zijn hoeven dus aan te schuiven. In het werkoverleg bepalen de leidinggevende of andere bevoegde personen wat er gebeurt: het is uitvoering van beleid dat eerder is vastgesteld. Werkoverleg maakt snelle afstemming mogelijk.

Werkoverleg: snel knopen doorhakken

Waarschijnlijk ken je het werkoverleg wel. Waarschijnlijk vind je vaak een deel ervan maar interessant. De rest gaat over onderwerpen waar je niet aan werkt. Maar je moet er wel vaak bij blijven zitten. Beleidsvragen sluipen daar ook vaak binnen, omdat er meestal geen andere plek in de organisatie is waar die besproken worden.

Als beleid en uitvoering uit elkaar worden getrokken, krijgen vergaderingen meer focus. Beleid is voor iedereen relevant: niemand vraagt zich af wat hij er te zoeken heeft. Als de kaders eenmaal duidelijk zijn, hoef je in de uitvoering een stuk minder te overleggen. Je weet binnen welke grenzen je je gang kunt gaan.

Ook jij kunt sneller vergaderen

Bekijk dus de agenda van je volgende werkoverleg of kringvergadering. Gaat de een over uitvoering, de ander over beleid? Dan zit je goed.

Twijfel je?

Dan is er winst voor je te behalen. Als je efficiënter vergadert, kun je meer tijd besteden aan de inhoud van je werk. En dus beter werk afleveren.

Wij kunnen je helpen je vergaderingen efficiënter te organiseren.