Hé, daar is de mens achter de medewerker

Door het digitale vergaderen kom je ineens bij collega’s thuis, al bijna een jaar lang. Je ziet wat ze aan de muur hebben hangen, je ziet huisgenoten voorbijschuiven op de achtergrond. Soms speel je bingo met ze via zoom, borrelen gebeurt ook.

Maar weten hoe het met ze gaat, met je collega’s? Echt? Nee, dat doe je lang niet altijd.

In digitale setting kan het lastig zijn om te praten over hoe je erbij zit. Het beeldscherm nodigt er niet toe uit: zo onpersoonlijk. Bij gezellig bedoelde activiteit, zoals borrel of bingo, ga je niet snel vertellen dat het iets minder gaat. In vergaderingen is er ook niet echt een moment voor ingeruimd. En de informele momenten die vroeger nog weleens uitkomst boden, bij de koffie-automaat of tijdens de lunch, zijn er nu niet.

Leidinggevenden bellen daarom nu soms apart met hun medewerkers. Ouderwets, per telefoon, om toch dat persoonlijkere contact te hebben. Collega’s die goed met elkaar overweg kunnen, doen het onderling ook wel.

De allereerste ronde gaat over jou
In sociocratische vergaderingen hebben we de openingsronde voor dat persoonlijke contact. Het is het allereerste punt op de agenda, of het nu in het echt is of virtueel. Even binnenkomen, op elkaar afstemmen. Om de beurt elkaar groeten, vertellen hoe de vlag erbij hangt.
Je maakt als het ware de overlap tussen ‘buiten’ de vergadering en ‘binnen’. Je vertelt iets over dat ‘buiten’, en iets over dat ‘binnen’. Zo raken die twee op elkaar afgestemd. En omdat iedereen het doet, raak je als groep ook op elkaar ingetuned.

Door die openingsronde weet je bijvoorbeeld dat Tim een beroerde nacht heeft gehad doordat zijn twee jonge kinderen hebben gespookt, en dat hij er niet helemaal helder bij zit. Dan weet je ook dat Jamila nog steeds haar moeder veel helpt, die had corona, en dat ze daardoor niet alle stukken goed heeft kunnen lezen.

Is informeel niet genoeg dan?
Nu kun je zeggen: die persoonlijke informatie uitwisselen gebeurt vaak informeel ook al, voordat de vergadering begint. Waarom zou je daar een ronde voor houden en op je beurt wachten met praten?

Nou, om verschillende redenen.

1. Je hoort van iedereen iets, hoe kort ook.
Want houd je het informeel, dat uitwisselen van persoonlijke dingen, dan hoor je lang niet van iedereen iets. Wie minder makkelijk praat in een groep, houdt gewoon zijn mond. Terwijl: als je een ronde houdt, krijgen ook de wat minder spraakgrage teamleden even de gelegenheid om te spreken.

2. Allemaal hoor je alles.
Als je om de beurt praat, is iederéén meteen op de hoogte van hoe alle anderen erbij zitten. Dat is prettig, je begrijpt dan allemaal beter waarom iemand zijn stukken niet heeft gelezen of een afwezige indruk maakt.

Nu praat in videovergaderingen sowieso iedereen om de beurt, anders verstaat niemand elkaar meer er word je gek. Maar als je weer met het hele team aanschuift, aan een echte tafel, op kantoor, dan heb je hooguit met je buren een persoonlijk onderonsje. Hoe de rest van je team erbij zit, weet je niet. Houd je een ronde, dan weet je dat wel.

3. Je kunt sneller dingen oplossen.
Geeft iemand aan dat hij krap in zijn tijd komt te zitten door bijvoorbeeld corona in de familie, dan kun je proberen dat als team op te lossen. Je maakt er een agendapunt van en kijkt wie iets kan overnemen. Het scheelt tijd als je zulke dingen meteen in een meeting kunt bespreken. Iedereen zit in de vergadering, je kunt makkelijker afstemmen en schuiven met taken. Het gaat veel sneller dan buiten de vergadering om per mail, app of telefoon een oplossing vinden.

Hoe veilig is jouw organisatie?
Een kleine disclaimer moeten we wel geven. Hoeveel mensen willen delen in de openingsronde, hangt af van hoe veilig ze zich daar voelen. En veiligheid hangt weer samen met een boel andere dingen. Met hoe er met afwijkende meningen wordt omgegaan bijvoorbeeld. En met hoeveel vertrouwen er is in collega’s en management.
Zijn die in orde, dan is de openingsronde een prima manier om de mens achter je collega’s te zien.