Slim beslissen met een grote achterban, hoe doe je dat?
Met een man of dertig besluiten nemen, dat worden al snel Poolse landdagen. Knopen doorhakken gaat lastig. Je wil liever minder mensen aan tafel, maar zonder het contact te verliezen met de rest. Dan moet je een list verzinnen.
Leestijd: 5 minuten
Marc Kammeraad (bestuurder SKO) en Alinda Veneboer (directeur basisschool De Duinvlinder)
Ook SKO had van die landdagen. Zo wilden de bestuurders contact houden met de 27 basisschooldirecteuren, die werken in Flevoland en op de Veluwe. ‘Maar op die dagen was het toch meer zenden van het bestuur, dan dat er een gesprek was’, zegt Marc Kammeraad, bestuurder van SKO.
Alinda Veneboer is directeur van basisschool De Duinvlinder, in Almere. Zij vond die landdagen wel leuk, je zag alle andere directeuren. ‘Maar vaak waren dezelfde mensen aan het woord. En besluiten nemen was lastig, met zoveel man om tafel. Bovendien: het was het bestuur dat agenda bepaalde.’ Wat in de regio’s speelde, kwam niet altijd op de agenda.
Samenwerking meer body geven
Het bestuur wilde graag meer uit die bijeenkomsten halen, het contact met de directeuren verbeteren én de samenwerking tussen scholen en bestuur meer body geven. Kammeraad: ‘Je wil input voor discussie, tegenspraak organiseren en draagvlak voor je besluiten.’
Kunst afkijken
SKO hoefde het wiel niet helemaal zelf uit te vinden. Een andere scholengroep, Consent in Enschede, had een sociocratische structuur. Die diende als inspiratie voor SKO, dat er zijn eigen draai aan gaf.
In plaats van de landdagen kwam er in 2020 een Koersteam, dat met consent besluit. Daarin zitten Marc Kammeraad (sinds een jaar) en zijn collega-bestuurder Maaike Huisman. Plús drie schooldirecteuren, onder wie Alinda Veneboer. Die drie vertegenwoordigen de geografische regio’s waarin de scholen zijn gegroepeerd. En dan zit er ook nog een vertegenwoordiger van de stafafdeling in het Koersteam, de staf is de vierde kring. Plus de controller.
Een kleine club van zeven mensen.
Lekker overzichtelijk.
En die andere 24 schooldirecteuren dan?
Die komen bij elkaar in regiokringen, drie stuks. Ze geven de directeuren die in het Koersteam zitten onderwerpen mee om daar te bespreken. Zaken die hun eigen regio overstijgen.
De directeuren die naar het Koersteam gaan, hebben ze zelf gekozen uit hun midden. Ze hebben ze ook het mandaat gegeven om beslissingen te nemen in hun naam.
Flinke stap
Van landdag naar Koersteam, een flinke stap. Hoe pakt dat uit? Komen er nu ook meer netwerk-onderwerpen op de agenda van het Koersteam?
Ja, zegt Veneboer. ‘Eerst bepaalde het bestuur de agenda, nu bepaalt het netwerk hem mee.’ Ze geeft een voorbeeld.
‘De interne mobiliteit, die heeft het netwerk op de agenda gezet. Leerkrachten willen soms op een andere SKO-school gaan werken. In mijn eigen regio liep deze overstap niet altijd lekker. In andere regio’s bleek dat ook het geval.’
Dat los je niet meer op eigen houtje op, dan is er meer aan de hand. Dan is ander beleid nodig.
‘En dan moet het Koersteam er iets mee’, zegt Veneboer. ‘In het netwerk hebben we opgehaald wat er goed gaat en wat er beter kan. Dat hebben we in het Koersteam besproken, en op basis daarvan past de staf nu de procedure aan.’
Marc Kammeraad ziet ook een verandering: ‘Ik denk wel dat de netwerken proactiever zijn geworden, ja. Ze zoeken meer de achterkant van het gelijk op.’
De regio’s besluiten zelf ook
De 27 directeuren komen wel regelmatig bij elkaar in regiokringen. Daar zijn er 3 van: Almere, Zeeluwe en Lelystad-Dronten. Daar bespreken ze wat het Koersteam voorlegt voor consent. Ze nemen met consent ook beleidsbesluiten die te ‘klein’ zijn voor het Koersteam, maar die wel belangrijk zijn voor hun regio.
‘Op die grote gezamenlijke bijeenkomsten hadden we het daar niet over, of veel korter’, zegt Veneboer. ‘Want het was niet voor iedereen relevant. Maar neem mijn regio, Almere. Daar is een lerarentekort. Om dat aan te pakken, is een stadsbreed noodplan ontwikkeld. In onze regiokring hebben we daar uitgebreid over kunnen praten. Dat is echt winst.’
De directeuren die niet in het Koersteam zitten, hebben ze het gevoel dat ze iets missen? Ze zien het college van bestuur en hun collega’s minder dan eerst.
Alinda Veneboer: ‘Nee hoor. Ik krijg terug dat ze zich goed vertegenwoordigd voelen.’
Wat helpt, is dat de collega’s zelf Veneboer hebben gekozen om hen te vertegenwoordigen, in een sociocratische verkiezing.
Meer de diepte in
Niet alleen komen in het Koersteam zoetjesaan onderwerpen uit de netwerken op de agenda. De gesprekken gaan ook dieper dan op de landdagen, vinden Kammeraad en Veneboer.
Veneboer: ‘Ook al zitten we maar met 3 directeuren aan tafel, toch krijgt het bestuur meer input dan toen het met 27 directeuren in een zaal zat. Door de gespreksrondes praten we ook efficiënter.’
Kammeraad: ‘Mij valt op: wie bedenkingen heeft of beren op de weg ziet, komt er door de sociocratische gespreksstructuur ook aan toe om dat te zeggen. Door de SKM-regels is er gestructureerd aandacht voor de minderheid. Er is respect voor bezwaren. Dat vind ik mooi. Je krijgt nu discussie vóórdat het besluit wordt genomen. Mijn ervaring elders is ook wel dat de discussie begint ná het besluit.’
Die timing van de discussie maakt veel uit: voor of na het besluit.
Kammeraad: ‘Soms denk je tijdens die discussie: zó had ik er nog niet naar gekeken. Dan krijg je een ander inzicht en mogelijk ook een ander besluit. Hopelijk leidt de discussie vooraf ook tot meer commitment. Voorwaarde is wel dat je in alle rust en veiligheid kunt praten.’
Op dit moment leidt Pieter van der Meché van het Sociocratisch Centrum de vergaderingen van het Koersteam.
Veneboer: ‘Pieter let er scherp op dat iedereen aan het woord komt. Dan zegt hij: ik heb Alinda nog niet gehoord. Zo komen echt alle meningen naar boven.’
Wat hoort thuis in het Koersteam, en wat doe je als regio zelf?
Die vraag komt regelmatig terug. Alinda Veneboer: ‘Voor beleidsmatige onderwerpen is het Koersteam heel geschikt. Maar stel je hoort op zondagmiddag dat het KNMI code rood geeft voor maandag, wegens heftige sneeuw. Dan moet je beslissen: gaan de scholen dicht of niet? Ik kan je vertellen: in de app met consent besluiten in een crisissituatie, dat werkt niet goed. Dan moet je heel snel een besluit kunnen nemen.’
Pieter van der Meché: ‘Voor dit soort uitvoeringssituaties is het goed als je van tevoren al weet wie erover beslist. Dat besluit kun je nemen in een kring, met consent. Dan ga je daarna in de uitvoering sneller vooruit.’ Van der Meché begeleidt de beleidsvergaderingen van SKO.
Alinda Veneboer: ‘Pieter helpt hier wel goed. Hij let scherp op welke onderwerpen wel in het Koersteam horen en welke niet. Ook bij mezelf merk ik dat ik niet meer alles uit mijn regio meeneem naar het Koersteam. Maar het blijft een zoektocht.’
Rijdende trein
Marc Kammeraad ‘sprong op een rijdende trein’ toen hij bij SKO kwam: ze werkte al sociocratisch. Hoe vindt hij dat die manier van werken uitpakt?
‘Groot voordeel is dat je gestructureerd aandacht geeft aan de minderheid. Je weet dat alles is gezegd, je komt tot zo hoog mogelijke kwaliteit en zo groot mogelijk draagvlak.’
In andere organisaties is hij wel tegengekomen dat de minderheid zich niet neerlegt bij een besluit. ‘Mensen gaan mokken, ja zeggen en nee doen. Hopelijk wordt dat minder met sociocratie. Het is zaak de achterliggende agenda’s naar voren te krijgen. Dan zie je van waaruit de mensen een oordeel vormen.’
Twee jaar werkt SKO nu met het Koersteam en regiokringen. Het is af en toe nog zoeken. Maar de structuur bevalt, en de samenwerking met de regio’s wordt beter. Iedereen groeit in zijn rol. Pieter van der Meché blijft het Koersteam voorlopig begeleiden.
En de landdagen?
Die zijn niet helemaal verdwenen. Het plezier ervan, al je collega’s ontmoeten uit de andere regio’s, dat heeft een nieuwe vorm gekregen. Drie keer per jaar is er een Inspiratiedag, met alle directeuren. Het bij elkaar in de keuken kijken, een beetje scholing, en vooral ook de gezelligheid, die zijn er dus ook nog steeds.
Wil je een stevigere band smeden tussen onderdelen van je organisatie? Creatief worden niet ondanks, maar dankzij verschillen van mening? De collectieve intelligentie mobiliseren en gebruikmaken van ieders ideeën? Bekijk dan eens de training Verbindend leiderschap. Die start op woensdag 2 februari en woensdag 6 september. Meer weten over de training? Mail Jette Schneider.
